Umowa o pracę jaki okres wypowiedzenia a obowiązki pracodawcy

Rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem to jedna z najpowszechniejszych procedur w polskim prawie pracy. Choć na pierwszy rzut oka wydaje się ona prosta, w rzeczywistości wymaga od pracodawcy ścisłego przestrzegania przepisów Kodeksu pracy. Każde uchybienie – czy to w zakresie błędnego obliczenia okresu wypowiedzenia, czy też niedopełnienia obowiązków dokumentacyjnych – może skutkować sporem przed sądem pracy. Dla pracodawcy oznacza to nie tylko ryzyko finansowe, ale również wizerunkowe. Z tego względu kluczowe jest dokładne zrozumienie mechanizmów rządzących okresami wypowiedzenia oraz poznanie pełnego katalogu obowiązków, jakie spoczywają na zatrudniającym w tym szczególnym czasie.

Jak ustalić okres wypowiedzenia umowy o pracę?

Podstawowym krokiem przy rozwiązywaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem jest prawidłowe ustalenie długości okresu wypowiedzenia. Przepisy Kodeksu pracy chronią stabilność zatrudnienia pracownika, dlatego wprowadzają minimalne okresy wypowiedzenia, których strony nie mogą dowolnie skracać na niekorzyść pracownika w umowie o pracę. Długość okresu wypowiedzenia jest ściśle powiązana z rodzajem zawartej umowy oraz stażem pracy u danego pracodawcy.

Okres wypowiedzenia przy umowie na okres próbny

Umowa na okres próbny służy sprawdzeniu kwalifikacji pracownika i jego przydatności na danym stanowisku. Ze względu na swój przejściowy charakter, okresy wypowiedzenia tej umowy są stosunkowo krótkie i zależą od umówionego czasu trwania próby:

3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,
2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Warto pamiętać, że przy ustalaniu długości okresu próbnego decydujący jest zapis w umowie, a nie faktyczny czas, jaki upłynął do momentu złożenia wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia przy umowie na czas określony i nieokreślony

Od 22 lutego 2016 roku przepisy prawa pracy zrównały okresy wypowiedzenia umów na czas określony z okresami właściwymi dla umów na czas nieokreślony. Obecnie w obu przypadkach długość wypowiedzenia zależy wyłącznie od tzw. stażu zakładowego, czyli okresu zatrudnienia u danego pracodawcy:

2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Jak prawidłowo obliczyć staż pracy (staż zakładowy)?

Obliczanie stażu pracy na potrzeby ustalenia okresu wypowiedzenia bywa źródłem błędów. Do stażu tego wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, bez względu na to, jak długie były przerwy między poszczególnymi umowami oraz jaki był ich rodzaj (np. wcześniejsza umowa na okres próbny, umowa na czas określony). Co ważne, do stażu pracy wlicza się również okres samego wypowiedzenia.

Istnieją sytuacje, w których do stażu zakładowego należy wliczyć okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy. Dzieje się tak w przypadku, gdy nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 23[1] Kodeksu pracy, bądź gdy nowy pracodawca stał się następcą prawnym poprzedniego na mocy odrębnych przepisów.

Możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia (Art. 36[1] Kodeksu pracy)

W ściśle określonych przypadkach pracodawca ma prawo jednostronnie skrócić trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Zgodnie z art. 36[1] Kodeksu pracy, dopuszczalne jest to w sytuacji, gdy wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników (np. redukcja etatów z przyczyn ekonomicznych). W takich okolicznościach pracodawca może skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia najwyżej do 1 miesiąca. Wówczas pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia, a okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi do okresu zatrudnienia.

Jak prawidłowo obliczyć termin upływu wypowiedzenia?

Wskazanie dokładnej daty zakończenia stosunku pracy jest kluczowe dla uniknięcia błędów formalnych. Przepisy prawa pracy określają specyficzne zasady dotyczące momentu, w którym okres wypowiedzenia dobiega końca. Nie kończy się on bowiem z upływem dokładnie takiej samej liczby dni, jaka wynika z nazwy okresu, lecz w ściśle określone dni kalendarzowe.

Zasady kończenia się okresów wypowiedzenia

Zgodnie z przepisami prawa pracy:

Okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc (albo ich wielokrotność) kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.
Wypowiedzenie tygodniowe lub dwutygodniowe zawsze kończy się w sobotę. Przykładowo, jeśli pracodawca wręczy pracownikowi dwutygodniowe wypowiedzenie w środę 10 kwietnia, to okres ten zacznie biec od najbliższej niedzieli (14 kwietnia) i zakończy się w sobotę 27 kwietnia.
Wypowiedzenie jednomiesięczne lub trzymiesięczne kończy się in ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego. Jeżeli wypowiedzenie trzymiesięczne zostanie doręczone pracownikowi 15 maja, to okres ten rozpocznie bieg 1 czerwca i zakończy się 31 sierpnia. Data wręczenia wypowiedzenia w trakcie miesiąca nie przesuwa terminu jego zakończenia na środek innego miesiąca.
Wypowiedzenie liczone w dniach (3 dni robocze przy umowie na okres próbny) kończy się z upływem ostatniego dnia roboczego. Do dni tych nie wlicza się dnia doręczenia pisma, niedziel oraz świąt ustawowo wolnych od pracy.

Obowiązki pracodawcy w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia stosunek pracy nadal trwa, co oznacza, że obie strony są zobowiązane do realizowania swoich praw i obowiązków wynikających z umowy. Pracodawca musi jednak pamiętać o szczególnych regulacjach, które wchodzą w życie po złożeniu oświadczenia o wypowiedzeniu.

1. Skierowanie pracownika na urlop wypoczynkowy

Jednym z najważniejszych uprawnień pracodawcy, które jednocześnie stanowi realizację obowiązku rozliczenia się z pracownikiem, jest możliwość wysłania go na urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w okresie wypowiedzenia pracodawca mu go udzieli. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i urlopu bieżącego (proporcjonalnego do okresu przepracowanego u danego pracodawcy w roku, w którym ustaje stosunek pracy). Decyzja ta leży wyłącznie w gestii pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika. Pozwala to pracodawcy na uniknięcie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

2. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Pracodawca może podjąć decyzję o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. Może to zrobić jednostronnie, a zwolnienie może dotyczyć całości lub części tego okresu. W czasie zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Jest to rozwiązanie często stosowane w sytuacjach, gdy obecność pracownika w firmie po wypowiedzeniu umowy mogłaby negatywnie wpływać na atmosferę w zespole lub gdy istnieje ryzyko ujawnienia tajemnic przedsiębiorstwa konkurencji.

3. Udzielenie dni na poszukiwanie pracy

Jeżeli to pracodawca dokonał wypowiedzenia umowy o pracę, ma on obowiązek udzielić pracownikowi płatnych dni wolnych na poszukiwanie nowego zatrudnienia. Wymiar tego zwolnienia wynosi:

2 dni robocze – przy okresie wypowiedzenia wynoszącym 2 tygodnie lub 1 miesiąc,
3 dni robocze – przy okresie wypowiedzenia wynoszącym 3 miesiące.

Zwolnienie to przysługuje na wniosek pracownika. Pracodawca nie może odmówić jego udzielenia, jeśli spełnione są warunki ustawowe. Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia.

4. Terminowa wypłata wynagrodzenia i innych świadczeń

Rozwiązanie umowy nakłada na pracodawcę obowiązek ostatecznego rozliczenia finansowego z pracownikiem. Do najczęstszych należności, które należy wypłacić najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia, należą:

Wynagrodzenie zasadnicze wraz ze wszystkimi dodatkami za przepracowaną część miesiąca,
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu w naturze),
Odprawa pieniężna – w przypadku zwolnień grupowych lub indywidualnych opartych na przepisach o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
Premie, prowizje lub nagrody, których warunki przyznania zostały spełnione przed rozwiązaniem umowy.

Dokumentacja i formalności po zakończeniu stosunku pracy

Zakończenie okresu wypowiedzenia uruchamia kolejne obowiązki administracyjne po stronie pracodawcy. Ich niedopełnienie w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Wydanie świadectwa pracy

Pracodawca ma bezwzględny obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Świadectwo pracy jest dokumentem o charakterze ściśle informacyjnym i nie może zawierać ocen dotyczących pracy pracownika. Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika (np. zwrotu telefonu, komputera czy rozliczenia pobranych zaliczek). Jeżeli wydanie świadectwa pracy bezpośrednio pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w ostatnim dniu zatrudnienia nie jest możliwe, pracodawca musi w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy przesłać ten dokument pocztą bądź doręczyć w inny sposób.

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

Wraz ze świadectwem pracy pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi pisemną informację o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej. Informacja ta powinna zawierać wskazanie, jak długo akta będą przechowywane, w jakim terminie pracownik może je odebrać oraz co stanie się z dokumentami po upływie tego okresu (zniszczenie). Obowiązek ten dotyczy wszystkich stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 2018 roku.

Konsekwencje błędów pracodawcy i rola sądu pracy

Naruszenie przepisów dotyczących okresów wypowiedzenia oraz obowiązków z nimi związanych niesie za sobą poważne konsekwencje prawne. Pracownik, którego prawa zostały naruszone, może skierować sprawę do sądu pracy.

Skutki zastosowania zbyt krótkiego okresu wypowiedzenia

Zastosowanie przez pracodawcę okresu wypowiedzenia krótszego niż wymagany prawem nie powoduje nieważności całego wypowiedzenia. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, w takim przypadku umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wymaganego, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do czasu rozwiązania umowy. Pracownik może dochodzić tego roszczenia przed sądem pracy.

Roszczenia pracownika z tytułu wadliwego wypowiedzenia

Jeżeli pracodawca wypowie umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony bez uzasadnionej przyczyny lub z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu (np. brak formy pisemnej, brak pouczenia o prawie odwołania do sądu, naruszenie ochrony przedemerytalnej), pracownik może żądać przed sądem pracy:

orzeczenia o bezskuteczności wypowiedzenia (jeśli umowa jeszcze się nie rozwiązała),
przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach (jeśli umowa uległa już rozwiązaniu),
odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy (nie niższej jednak niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia).

Praktyczny przykład

Wyobraźmy sobie sytuację pana Tomasza, który pracował w firmie logistycznej na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony od 10 stycznia 2020 roku. W dniu 12 czerwca 2024 roku pracodawca wręczył mu pisemne wypowiedzenie umowy z powodu likwidacji jego stanowiska pracy. Jak w tym przypadku przebiegała procedura i jakie obowiązki ciążyły na pracodawcy?

Ustalenie stażu i okresu wypowiedzenia: Staż pracy pana Tomasza u tego pracodawcy wynosił ponad 4 lata. W związku z tym obowiązywał go 3-miesięczny okres wypowiedzenia.
Wyznaczenie daty rozwiązania umowy: Ponieważ wypowiedzenie doręczono w czerwcu, 3-miesięczny okres wypowiedzenia rozpoczął bieg 1 lipca, a zakończył się 30 września 2024 roku. Do tego dnia pan Tomasz formalnie pozostawał w stosunku pracy.
Udzielenie urlopu i zwolnienie ze świadczenia pracy: Pracodawca nakazał panu Tomaszowi wykorzystanie 15 dni zaległego urlopu wypoczynkowego w lipcu. Na sierpień i wrzesień pracodawca podjął decyzję o zwolnieniu go z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
Dni na poszukiwanie pracy: Ponieważ wypowiedzenia dokonał pracodawca, a okres wypowiedzenia wynosił 3 miesiące, pan Tomasz zawnioskował o 3 dni robocze na poszukiwanie pracy. Pracodawca udzielił ich w okresie, w którym pracownik miał jeszcze świadczyć pracę (przed zwolnieniem z tego obowiązku).
Rozliczenie i świadectwo pracy: 30 września 2024 roku pracodawca wypłacił panu Tomaszowi ostatnie wynagrodzenie oraz odprawę pieniężną (z uwagi na likwidację stanowiska pracy w firmie zatrudniającej powyżej 20 pracowników). Tego samego dnia wydano mu świadectwo pracy oraz informację o okresie przechowywania akt osobowych.

Podsumowanie

Prawidłowe przeprowadzenie procedury rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem wymaga od pracodawcy doskonałej znajomości przepisów prawa pracy oraz dużej skrupulatności. Kluczowe znaczenie ma dokładne obliczenie stażu pracy pracownika, co pozwala uniknąć błędów w ustaleniu długości okresu wypowiedzenia. Równie ważne jest terminowe i rzetelne wywiązanie się z obowiązków płacowych, urlopowych oraz dokumentacyjnych, ze szczególnym uwzględnieniem niezwłocznego wydania świadectwa pracy. Przestrzeganie tych zasad minimalizuje ryzyko wejścia w spór prawny z byłym pracownikiem i chroni pracodawcę przed negatywnymi konsekwencjami przed sądem pracy.