Wypowiedzenie od kiedy się liczy: kiedy złożyć właściwe pismo?

Rozwiązanie stosunku pracy za uprzednim wypowiedzeniem to jedna z najczęściej realizowanych procedur w obszarze prawa pracy. Choć na pierwszy rzut oka czynność ta wydaje się niezwykle prosta i sprowadza się do przedłożenia stosownego dokumentu drugiej stronie, w rzeczywistości rodzi ona szereg pytań i wątpliwości prawnych. Najważniejsze z nich dotyczy tego, od kiedy dokładnie liczy się okres wypowiedzenia oraz w jakim terminie należy złożyć właściwe pismo, aby umowa rozwiązała się w pożądanym przez nas czasie. Błędne obliczenie tych terminów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym do sporów przed sądem pracy, roszczeń o odszkodowanie czy też przymusowego pozostawania w zatrudnieniu przez kolejny okres. W niniejszym opracowaniu szczegółowo analizujemy mechanizmy rządzące obliczaniem okresów wypowiedzenia, wskazujemy kluczowe terminy oraz podpowiadamy, jak uniknąć najczęstszych błędów popełnianych zarówno przez pracowników, jak i pracodawców.

Zrozumieć okres wypowiedzenia: podstawowe pojęcia i regulacje prawne

Zanim przejdziemy do szczegółowego omawiania terminów, konieczne jest zdefiniowanie, czym w ogóle jest okres wypowiedzenia. Jest to czas, który musi upłynąć od momentu skutecznego złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę do dnia, w którym stosunek pracy ulega ostatecznemu rozwiązaniu. W tym okresie pracownik i pracodawca nadal są związani wszystkimi prawami i obowiązkami wynikającymi z umowy o pracę. Pracownik ma obowiązek świadczyć pracę, a pracodawca ma obowiązek wypłacać mu wynagrodzenie oraz zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Obie strony muszą również przestrzegać zasad współżycia społecznego oraz dbać o dobro zakładu pracy.

Długość okresu wypowiedzenia nie jest dowolna – regulują ją bezwzględnie obowiązujące przepisy Kodeksu pracy. Zależy ona przede wszystkim od rodzaju zawartej umowy o pracę oraz od stażu pracy u danego pracodawcy. W polskim prawie pracy wyróżniamy następujące standardowe okresy wypowiedzenia:

Dla umów na okres próbny: 3 dni robocze (jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni), 1 tydzień (jeśli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie), 2 tygodnie (jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące).
Dla umów na czas określony i nieokreślony: 2 tygodnie (przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy), 1 miesiąc (przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 6 miesięcy), 3 miesiące (przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 3 lata).

Obliczanie stażu pracy u danego pracodawcy, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia, bywa źródłem nieporozumień. Wlicza się do niego nie tylko nieprzerwany okres zatrudnienia, ale również wszystkie poprzednie okresy pracy u tego samego pracodawcy, nawet jeśli między nimi występowały wieloletnie przerwy. Co ważne, do stażu tego zalicza się także okresy zatrudnienia u innego pracodawcy, jeżeli nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23[1] Kodeksu pracy. Ponadto, w przypadku gdy umowa o pracę została zawarta na czas określony, a następnie została zastąpiona umową na czas nieokreślony, okresy zatrudnienia na podstawie obu tych umów sumują się.

Wypowiedzenie od kiedy się liczy – ogólne zasady Kodeksu pracy

Najważniejszą zasadą, którą musi przyswoić każdy pracownik i pracodawca, jest to, że okres wypowiedzenia nie zaczyna biec w dniu, w którym pismo zostało wręczone lub doręczone. Moment doręczenia pisma rozpoczyna jedynie stan wypowiedzenia, natomiast sam bieg okresu wypowiedzenia oraz jego zakończenie podlegają szczególnym regułom ustawowym. Kodeks pracy w sposób specyficzny określa momenty zakończenia okresów wypowiedzenia, co bezpośrednio wpływa na to, od kiedy faktycznie liczy się dany okres.

Okresy wypowiedzenia liczone w miesiącach

Zgodnie z art. 30 § 2[1] Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący miesiąc lub jego wielokrotność kończy się w ostatnim dniu miesiąca. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy wypowiedzenie zostanie złożone pierwszego, dziesiątego czy dwudziestego piątego dnia danego miesiąca, okres wypowiedzenia rozpocznie swój bieg dopiero z pierwszym dniem następnego miesiąca kalendarzowego, a zakończy się z ostatnim dniem miesiąca kończącego wypowiedzenie.

Przykładowo, jeśli pracownik posiada jednomiesięczny okres wypowiedzenia i złoży pismo 10 marca, okres wypowiedzenia rozpocznie się 1 kwietnia, a umowa rozwiąże się 30 kwietnia. Jeśli ten sam pracownik złoży pismo 30 marca, skutek będzie dokładnie taki sam – umowa rozwiąże się 30 kwietnia. Widzimy więc wyraźnie, że bieg wypowiedzenia liczonego w miesiącach zawsze pokrywa się z pełnymi miesiącami kalendarzowymi. W efekcie faktyczny czas trwania stanu wypowiedzenia może być dłuższy niż sam okres wypowiedzenia i wynosić np. niemal dwa miesiące (przy złożeniu pisma na początku miesiąca).

Okresy wypowiedzenia liczone w tygodniach

W przypadku okresów wypowiedzenia liczonych w tygodniach (np. 1 tydzień lub 2 tygodnie), Kodeks pracy stanowi, że okres ten kończy się zawsze w sobotę. Oznacza to, że pełny tydzień wypowiedzenia musi upłynąć tak, aby jego koniec przypadł na sobotę. W praktyce bieg tygodniowego okresu wypowiedzenia rozpoczyna się w pierwszą niedzielę następującą po dniu doręczenia pisma o wypowiedzeniu.

Jeśli zatem pracownik doręczy wypowiedzenie dwutygodniowe w środę 10 maja, okres ten zacznie się liczyć od niedzieli 14 maja, a umowa rozwiąże się w sobotę 27 maja. Niezależnie od tego, w który dzień tygodnia (od poniedziałku do piątku) pismo zostanie doręczone, zakończenie stosunku pracy nastąpi w sobotę kończącą odpowiednio pierwszy lub drugi tydzień od momentu rozpoczęcia biegu wypowiedzenia. Podobnie jak przy okresach miesięcznych, faktyczny czas od złożenia pisma do rozwiązania umowy może być nieco dłuższy niż równe 14 dni.

Okresy wypowiedzenia liczone w dniach

Okresy wypowiedzenia wyrażone w dniach roboczych (dotyczące wyłącznie umów na okres próbny nieprzekraczający 2 tygodni, gdzie okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze) rządzą się jeszcze innymi prawami. Przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym wypowiedzenie zostało złożone. Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu doręczenia pisma. Dniami roboczymi w rozumieniu tych przepisów są wszystkie dni od poniedziałku do soboty, z wyłączeniem niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy. Jeśli zatem pismo zostanie doręczone w czwartek, bieg wypowiedzenia obejmie piątek, sobotę oraz poniedziałek (przy założeniu, że sobota nie jest świętem), a umowa rozwiąże się w poniedziałek wieczorem.

Kiedy złożyć właściwe pismo, aby rozwiązać umowę w pożądanym terminie?

Planując rozstanie z pracodawcą lub zwolnienie pracownika, kluczowe znaczenie ma precyzyjne zaplanowanie momentu złożenia pisma. Decyzja ta powinna być poparta dokładnym wyliczeniem, tak aby nie narazić się na niepotrzebne przedłużenie stosunku pracy lub na zarzut niedotrzymania terminów.

Złożenie wypowiedzenia przez pracownika

Pracownik, który chce zmienić pracę i rozpocząć nowe zatrudnienie od określonego dnia (np. od 1 września), musi złożyć wypowiedzenie z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli obowiązuje go 3-miesięczny okres wypowiedzenia, pismo musi trafić do pracodawcy najpóźniej do ostatniego dnia maja (np. 31 maja). Wtedy czerwiec, lipiec i sierpień będą stanowiły okres wypowiedzenia, a umowa rozwiąże się 31 sierpnia. Jeśli pracownik spóźni się choćby o jeden dzień i złoży pismo 1 czerwca, okres wypowiedzenia rozpocznie się dopiero 1 lipca, a umowa rozwiąże się 30 września. Oznacza to konieczność przepracowania dodatkowego miesiąca, co może pokrzyżować plany związane z nowym zatrudnieniem i postawić pracownika w trudnej sytuacji wobec nowego pracodawcy.

Doręczenie wypowiedzenia przez pracodawcę

Z punktu widzenia pracodawcy zasady są identyczne, jednak na pracodawcy ciąży dodatkowo obowiązek dopełnienia wszelkich wymogów formalnych (np. wskazanie przyczyny wypowiedzenia przy umowach na czas nieokreślony czy pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy). Pracodawca planujący redukcję etatów z końcem roku musi wręczyć wypowiedzenia trzymiesięczne najpóźniej do 30 września, aby stosunek pracy uległ rozwiązaniu 31 grudnia. Spóźnienie się z wręczeniem pisma choćby do 1 października spowoduje, że pracownik pozostanie na liście płac do końca stycznia kolejnego roku.

Sposoby dostarczenia wypowiedzenia a moment jego skuteczności

Aby okres wypowiedzenia mógł w ogóle zacząć się liczyć, oświadczenie o wypowiedzeniu musi zostać skutecznie doręczone drugiej stronie. W prawie pracy, zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy, oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Sposób dostarczenia dokumentu ma zatem kluczowe znaczenie dla ustalenia daty doręczenia.

Osobiste wręczenie pisma

Jest to najprostsza i najbezpieczniejsza forma. Pracownik lub pracodawca wręcza pismo osobiście. Druga strona powinna potwierdzić odbiór, składając podpis i wpisując aktualną datę na kopii dokumentu, która pozostaje u składającego. Momentem doręczenia jest chwila fizycznego przekazania pisma. Odmowa przyjęcia pisma lub odmowa złożenia podpisu przez adresata nie wpływa na skuteczność doręczenia, pod warunkiem, że adresat miał realną możliwość zapoznania się z treścią dokumentu (np. pismo zostało mu położone na biurku lub odczytane na głos w obecności świadków). Pracodawca może sporządzić protokół z odmowy przyjęcia pisma, co będzie stanowiło dowód w ewentualnym sporze przed sądem pracy.

Wypowiedzenie wysłane pocztą – teoria skrzynki oddawczej

W sytuacjach, gdy osobisty kontakt jest utrudniony, pismo wysyła się listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W tym przypadku kluczowe znaczenie ma tzw. teoria doręczenia. Wypowiedzenie uważa się za doręczone w dniu, w którym adresat odebrał list od listonosza lub w placówce pocztowej. Co jednak w sytuacji, gdy adresat unika odbioru korespondencji? Wówczas stosuje się zasadę fikcji doręczenia (podwójnego awizowania). List uznaje się za skutecznie doręczony z upływem siódmego dnia od momentu powtórnego awizowania przesyłki, jeżeli nie została ona podjęta przez adresata. Dla nadawcy oznacza to, że wysyłając pismo pocztą pod koniec miesiąca, ryzykuje on, że przesyłka nie zostanie doręczona w tym samym miesiącu, co przesunie okres wypowiedzenia o kolejny miesiąc. Bezpieczny margines na wysyłkę pocztową to co najmniej kilkanaście dni przed końcem miesiąca.

Należy również zwrócić uwagę na ochronę pracowników przed wypowiedzeniem. Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Oznacza to, że próba doręczenia wypowiedzenia pracownikowi przebywającemu na urlopie wypoczynkowym będzie bezskuteczna w tym sensie, że naruszy przepisy prawa pracy, dając pracownikowi silny argument w sądzie pracy. Jednakże, jeśli to pracownik składa wypowiedzenie, może to zrobić w dowolnym momencie, również podczas swojego urlopu czy zwolnienia lekarskiego.

Wypowiedzenie przesłane drogą elektroniczną

W dobie cyfryzacji coraz częściej pojawia się pytanie o możliwość wypowiedzenia umowy przez e-mail lub komunikator internetowy. Zgodnie z przepisami, wypowiedzenie umowy o pracę powinno być dokonane na piśmie. Złożenie wypowiedzenia w formie elektronicznej jest równoważne z formą pisemną tylko wtedy, gdy zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli pracodawca lub pracownik wyśle dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, doręczenie następuje w momencie, gdy wiadomość trafiła na serwer pocztowy odbiorcy i mógł on się z nią zapoznać.

Wysłanie zwykłego e-maila, skanu podpisanego pisma czy wiadomości SMS również doprowadzi do rozwiązania umowy (będzie skuteczne), ale zostanie uznane za naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę (będzie wadliwe formalnie). Pracownik może wówczas odwołać się do sądu pracy i żądać odszkodowania lub przywrócenia do pracy z powodu niedopełnienia formy pisemnej przez pracodawcę. Dlatego też zaleca się unikanie tej formy bez posiadania certyfikowanego podpisu elektronicznego.

Najczęstsze błędy przy obliczaniu okresu wypowiedzenia

Praktyka prawa pracy pokazuje, że błędy przy ustalaniu terminów wypowiedzeń są powszechne. Do najczęstszych potknięć należą:

Utożsamianie okresu wypowiedzenia z okresem 30 dni: Okres jednomiesięczny to nie to samo co 30 dni. Jeśli wypowiedzenie kończy się w lutym, trwa ono 28 lub 29 dni, a jeśli w lipcu – 31 dni. Zawsze kończy się z ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego.
Błędne ustalenie stażu pracy: Nieuwzględnienie wszystkich okresów zatrudnienia u danego pracodawcy, co prowadzi do zastosowania zbyt krótkiego okresu wypowiedzenia (np. 1 miesiąca zamiast 3 miesięcy).
Wysyłanie pisma pocztą na ostatnią chwilę: Nadanie listu poleconego 30. dnia miesiąca z nadzieją, że to data stempla pocztowego decyduje o skuteczności. Decyduje data doręczenia (lub fikcji doręczenia), a nie nadania.
Błędne liczenie sobót przy okresie tygodniowym: Przekonanie, że okres tygodniowy trwa dokładnie 7 dni od dnia złożenia pisma (np. od wtorku do wtorku). Zawsze kończy się on w sobotę.

Praktyczne przykłady obliczania okresu wypowiedzenia

Aby lepiej zobrazować omawiane zasady, przeanalizujmy trzy praktyczne scenariusze oparte na różnych okresach wypowiedzenia.

Scenariusz 1: Okres wypowiedzenia wynoszący 3 miesiące (umowa na czas nieokreślony)

Pracownik zatrudniony od 5 lat planuje odejść z firmy. Chce, aby jego umowa rozwiązała się z końcem sierpnia. Aby osiągnąć ten cel, pracownik musi doręczyć pracodawcy pismo z wypowiedzeniem najpóźniej 31 maja. Wówczas bieg wypowiedzenia obejmie czerwiec, lipiec oraz sierpień. Umowa rozwiąże się 31 sierpnia. Jeśli pracownik spóźni się i wręczy pismo 1 czerwca, trzymiesięczny okres wypowiedzenia rozpocznie się 1 lipca i potrwa do 30 września.

Scenariusz 2: Okres wypowiedzenia wynoszący 2 tygodnie (umowa na czas określony)

Pracownik zatrudniony na czas określony od 3 miesięcy decyduje się na złożenie wypowiedzenia. Obowiązuje go dwutygodniowy okres wypowiedzenia. Pismo zostaje doręczone pracodawcy w poniedziałek 6 listopada. Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się w niedzielę 12 listopada. Okres ten kończy się w sobotę 25 listopada. Gdyby pracownik złożył to samo pismo w piątek 10 listopada, bieg również rozpocząłby się w niedzielę 12 listopada, a umowa rozwiązałaby się w tę samą sobotę, czyli 25 listopada.

Scenariusz 3: Okres wypowiedzenia wynoszący 3 dni robocze (okres próbny)

Pracodawca decyduje się na zwolnienie pracownika zatrudnionego na tygodniowy okres próbny. Okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze. Pismo zostaje wręczone pracownikowi w środę. Dzień wręczenia (środa) nie jest wliczany do okresu wypowiedzenia. Bieg rozpoczyna się w czwartek (pierwszy dzień roboczy), trwa w piątek (drugi dzień) oraz w sobotę (trzeci dzień). Umowa o pracę rozwiązuje się w sobotę z upływem trzeciego dnia roboczego.

Konsekwencje błędnego określenia terminu i rola sądu pracy

Co dzieje się w sytuacji, gdy jedna ze stron błędnie określi datę rozwiązania umowy w piśmie wypowiadającym? Warto wiedzieć, że wskazanie nieprawidłowego terminu rozwiązania umowy o pracę nie powoduje nieważności całego wypowiedzenia. Zgodnie z dominującym poglądem w doktrynie i orzecznictwie, umowa rozwiąże się i tak z upływem okresu wymaganego przez prawo, a błędnie wskazana data ulega automatycznemu przesunięciu na właściwy termin ustawowy.

Jeśli jednak pracodawca zastosuje okres wypowiedzenia krótszy niż wymagany przepisami (np. zwolni pracownika z zachowaniem okresu 1-miesięcznego, podczas gdy przysługiwał mu okres 3-miesięczny), pracownikowi przysługuje roszczenie o odszkodowanie za czas do końca prawidłowego okresu wypowiedzenia. Zgodnie z art. 49 Kodeksu pracy, w takim przypadku umowa rozwiązuje się z upływem okresu wymaganego, a pracownik ma prawo do wynagrodzenia za pozostałą część tego okresu.

Wszelkie spory dotyczące prawidłowości wypowiedzenia, jego długości oraz zachowania terminów rozstrzyga sąd pracy. Pracownik, który uważa, że jego prawa zostały naruszone, ma prawo wnieść odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego. Termin ten jest niezwykle rygorystyczny i jego przekroczenie bez usprawiedliwionej przyczyny skutkuje odrzuceniem pozwu, nawet jeśli samo wypowiedzenie było ewidentnie wadliwe.

Jeżeli pracownik uchybił 21-dniowemu terminowi na wniesienie odwołania do sądu pracy z przyczyn od niego niezależnych (np. nagła choroba wymagająca hospitalizacji, wypadek), może złożyć wniosek o przywrócenie terminu na podstawie art. 265 Kodeksu pracy. Wniosek ten należy wnieść w terminie 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi, jednocześnie dokonując czynności, której nie dokonano (czyli wnosząc pozew). Sąd pracy oceni, czy opóźnienie było usprawiedliwione i czy zaistniały przesłanki do przywrócenia terminu.

Podsumowanie – o czym musi pamiętać pracownik i pracodawca?

Zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, kluczem do bezproblemowego przejścia przez procedurę rozwiązania stosunku pracy jest precyzja i znajomość przepisów. Pamiętajmy, że okres wypowiedzenia liczy się w sposób ściśle określony przez Kodeks pracy, a nie od momentu fizycznego przekazania dokumentu. Miesięczne okresy kończą się zawsze z ostatnim dniem miesiąca, tygodniowe – w sobotę, a dniowe – nie wliczają dnia doręczenia. Właściwe zaplanowanie daty złożenia pisma pozwala uniknąć niepotrzebnego przedłużania zatrudnienia oraz potencjalnych sporów sądowych, które mogą być kosztowne i stresujące dla obu stron transakcji zatrudnieniowej.