Wygaśnięcie umowy o pracę na okres próbny: kiedy złożyć właściwe pismo?

Umowa o pracę na okres próbny jest jednym z najczęściej stosowanych instrumentów prawnych w polskim prawie pracy. Jej podstawowym celem jest umożliwienie pracodawcy sprawdzenia kwalifikacji pracownika i jego przydatności do wykonywania określonego rodzaju pracy, natomiast pracownikowi daje ona szansę na zapoznanie się z warunkami zatrudnienia, kulturą organizacyjną firmy oraz specyfiką powierzonych obowiązków. Choć konstrukcja ta wydaje się stosunkowo prosta, w praktyce rodzi wiele pytań, zwłaszcza w momencie, gdy zbliża się termin jej zakończenia lub gdy jedna ze stron chce zakończyć współpracę przed czasem. Szczególne znaczenie ma tutaj prawidłowe rozróżnienie pojęć prawnych, takich jak wygaśnięcie umowy oraz jej rozwiązanie z upływem czasu, na który została zawarta. Błędne interpretowanie tych terminów oraz uchybienia w procedurach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych, w tym do sporów przed sądem pracy.

Rozwiązanie a wygaśnięcie umowy o pracę na okres próbny – kluczowe różnice pojęciowe

W języku potocznym pojęcia „wygaśnięcie umowy” i „rozwiązanie umowy” są bardzo często używane zamiennie. Jednak z punktu widzenia Kodeksu pracy stanowią one dwie zupełnie różne instytucje prawne, wywołujące odmienne skutki i wymagające innych procedur. Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika, aby uniknąć błędów formalnych.

Wygaśnięcie stosunku pracy, uregulowane w art. 63 i następnych Kodeksu pracy, następuje z mocy prawa w sytuacjach ściśle określonych w przepisach ustawowych. Jest to zdarzenie niezależne od woli stron, które powoduje automatyczne ustanie więzi prawnej między pracownikiem a pracodawcą. Do najczęstszych przyczyn wygaśnięcia umowy należą śmierć pracownika, śmierć pracodawcy (z pewnymi wyjątkami dotyczącymi przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę) oraz tymczasowe aresztowanie pracownika trwające dłużej niż 3 miesiące. W takich przypadkach nie składa się żadnych pism wypowiadających ani rozwiązujących umowę – stosunek pracy po prostu przestaje istnieć.

Z kolei sytuacja, w której umowa o pracę na okres próbny dobiega końca, ponieważ upłynął termin, na jaki została zawarta, to w świetle prawa rozwiązanie umowy z upływem czasu, na który była zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy). Choć efekt końcowy jest taki sam – stosunek pracy ustaje – to mechanizm prawny jest zupełnie inny. W tym przypadku nie mamy do czynienia z wygaśnięciem w sensie prawnym, lecz z naturalnym rozwiązaniem kontraktu terminowego. Ponieważ jednak sformułowanie „wygaśnięcie umowy o pracę na okres próbny” jest powszechnie zakorzenione w świadomości społecznej jako synonim zakończenia czasu trwania tej umowy, w niniejszym opracowaniu skupimy się na procedurach związanych z upływem okresu próbnego oraz wcześniejszym zakończeniem takiego kontraktu.

Kiedy umowa na okres próbny kończy się automatycznie?

Zasadniczą cechą umowy o pracę na okres próbny jest jej terminowy charakter. Strony z góry określają czas, przez który chcą testować wzajemną współpracę. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, umowa na okres próbny może być zawarta na czas nieprzekraczający 3 miesięcy, z zastrzeżeniem możliwości jej przedłużenia w ściśle określonych przypadkach (np. o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeśli strony tak postanowiły w umowie).

Gdy nadchodzi ostatni dzień wskazany w umowie jako data końcowa, stosunek pracy rozwiązuje się automatycznie. W takim scenariuszu ani pracownik, ani pracodawca nie mają obowiązku składania żadnych pism, oświadczeń woli czy deklaracji o braku chęci kontynuowania współpracy. Milczenie obu stron oznacza, że z upływem ostatniego dnia umowy stosunek pracy bezpowrotnie ustaje. Pracodawca ma wówczas obowiązek niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy oraz rozliczenia się z nim z przysługujących świadczeń, takich jak ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Warto jednak pamiętać o dobrych praktykach menedżerskich. Choć prawo nie nakłada takiego obowiązku, zaleca się, aby pracodawca z odpowiednim wyprzedzeniem (np. na tydzień lub dwa przed końcem umowy) poinformował pracownika o swojej decyzji dotyczącej ewentualnego dalszego zatrudnienia. Pozwala to pracownikowi na podjęcie działań mających na celu poszukiwanie nowego zatrudnienia, a pracodawcy na płynne przekazanie obowiązków i zamknięcie procesów rekrutacyjnych.

Wpływ nowelizacji Kodeksu pracy na umowy na okres próbny (Dyrektywa o przejrzystych warunkach zatrudnienia)

Warto zwrócić szczególną uwagę na istotne zmiany w przepisach Kodeksu pracy, które weszły w życie w kwietniu 2023 roku. Nowelizacja ta, będąca wdrożeniem unijnej dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, znacząco wpłynęła na konstrukcję i czas trwania umów na okres próbny. Obecnie pracodawca nie może w sposób całkowicie dowolny ustalać długości okresu próbnego na maksymalne 3 miesiące, bez powiązania go z planowanym dalszym zatrudnieniem.

Zgodnie z nowego brzmienia art. 25 Kodeksu pracy, umowę o pracę na okres próbny zawiera się na czas nieprzekraczający:

1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Strony mogą jednokrotnie wydłużyć te okresy w umowie o pracę na okres próbny, jednak nie więcej niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Ponadto dopuszczalne jest uzgodnienie w umowie, że okres próbny przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Te nowe regulacje mają bezpośredni wpływ na moment, w którym umowa ulega rozwiązaniu, oraz na planowanie ewentualnych pism wypowiadających. Pracodawca, który naruszy te proporcje i zawrze umowę na okres próbny niezgodnie z planowanym dalszym zatrudnieniem, naraża się na zarzut obejścia przepisów prawa pracy.

Wcześniejsze zakończenie umowy na okres próbny – dostępne ścieżki prawne

Może się zdarzyć, że już po kilku tygodniach od rozpoczęcia pracy jedna ze stron dojdzie do wniosku, że współpraca nie spełnia jej oczekiwań. Kodeks pracy przewiduje możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na okres próbny. Strony mają do dyspozycji trzy główne tryby:

Porozumienie stron – to najbardziej polubowna i elastyczna metoda. Wymaga zgodnej woli zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Strony mogą rozwiązać umowę w każdym wybranym przez siebie terminie, nawet z dnia na dzień. W tym celu należy sporządzić pisemne porozumienie określające datę ustania stosunku pracy.
Rozwiązanie za wypowiedzeniem – jest to jednostronne oświadczenie woli pracownika lub pracodawcy. Druga strona nie musi wyrażać zgody na rozwiązanie umowy. Wypowiedzenie zaczyna biec od momentu jego skutecznego doręczenia i kończy się z upływem okresu wypowiedzenia określonego w ustawie.
Rozwiązanie bez wypowiedzenia – to tryb nadzwyczajny. Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne z art. 52 Kodeksu pracy) w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia przestępstwa lub zawinionej utraty uprawnień. Pracownik również może rozwiązać umowę w tym trybie (art. 55 Kodeksu pracy), jeśli pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia obowiązków wobec niego lub gdy zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ pracy na zdrowie pracownika.

Okresy wypowiedzenia umowy na okres próbny i zasady ich obliczania

Jeśli jedna ze stron decyduje się na złożenie jednostronnego oświadczenia o wypowiedzeniu umowy na okres próbny, musi zastosować odpowiedni okres wypowiedzenia. Zgodnie z art. 34 Kodeksu pracy, długość tego okresu zależy od czasu, na jaki umowa została zawarta, i wynosi:

3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Prawidłowe obliczenie tych terminów ma fundamentalne znaczenie. Błędy w tym zakresie mogą skutkować wadliwością wypowiedzenia i roszczeniami przed sądem pracy. Zasady obliczania okresów wypowiedzenia są następujące:

Przy wypowiedzeniu trzydniowym, termin ten obejmuje dni robocze. Za dni robocze na gruncie prawa pracy uznaje się dni od poniedziałku do soboty, z wyłączeniem niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy. Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się od dnia następującego po dniu doręczenia pisma. Przykładowo, jeśli pismo zostanie doręczone w poniedziałek, okres wypowiedzenia upływa w czwartek.

Przy wypowiedzeniu wyrażonym w tygodniach (1 tydzień lub 2 tygodnie), bieg wypowiedzenia zawsze kończy się w sobotę. Oznacza to, że niezależnie od tego, w który dzień tygodnia (np. we wtorek czy czwartek) pismo zostanie doręczone, okres wypowiedzenia zakończy się w najbliższą sobotę (dla wypowiedzenia tygodniowego) lub w drugą sobotę (dla wypowiedzenia dwutygodniowego), pod warunkiem, że upłynął pełny tydzień lub dwa tygodnie od dnia doręczenia.

Kiedy i jakie pismo złożyć? Procedura krok po kroku

Aby proces rozwiązania umowy na okres próbny przebiegł zgodnie z prawem, należy postępować według ściśle określonej profesjonalnej procedury. Poniżej przedstawiamy kroki, które należy podjąć, aby skutecznie złożyć właściwe pismo.

Krok 1: Wybór odpowiedniego trybu i przygotowanie pisma

W zależności od sytuacji należy przygotować odpowiedni dokument: oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem, ofertę rozwiązania umowy za porozumieniem stron lub oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia. Każde z tych pism musi bezwzględnie zachować formę pisemną (art. 30 § 3 Kodeksu pracy). Choć niedopełnienie formy pisemnej przez pracodawcę (np. zwolnienie ustne lub przez SMS) nie powoduje nieważności samej czynności, to stanowi rażące naruszenie przepisów prawa pracy i daje pracownikowi prawo do odwołania się do sądu pracy z żądaniem odszkodowania.

Krok 2: Prawidłowe sformułowanie treści pisma

Pismo powinno zawierać następujące elementy:

Miejscowość i datę sporządzenia;
Dane pracownika oraz pełne dane pracodawcy;
Jasno sformułowane oświadczenie woli (np. „Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu... na okres próbny...”);
Wskazanie okresu wypowiedzenia oraz daty, w której stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu;
W przypadku rozwiązania umowy przez pracodawcę bez wypowiedzenia – wskazanie konkretnej, prawdziwej i jasnej przyczyny rozwiązania umowy;
Pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (wskazanie terminu 21 dni na wniesienie pozwu oraz wskazanie właściwego sądu pracy). Brak takiego pouczenia jest błędem pracodawcy, który ułatwia pracownikowi przywrócenie terminu do wniesienia odwołania przed sądem.

Krok 3: Skuteczne doręczenie pisma

Pismo wywołuje skutki prawne dopiero z chwilą, gdy doszło do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Najbezpieczniejszą metodą jest wręczenie pisma osobiście w siedzibie firmy, w obecności świadka, i uzyskanie podpisu drugiej strony z datą odbioru na kopii dokumentu. Jeśli pracownik odmawia przyjęcia pisma, sporządza się notatkę służbową podpisaną przez świadków zdarzenia – odmowa przyjęcia nie niweczy skutku doręczenia. Alternatywną metodą jest wysłanie pisma listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) na aktualny adres zamieszkania pracownika.

Szczególna ochrona przed rozwiązaniem umowy na okres próbny

Choć umowa na okres próbny kojarzy się z dużą swobodą rozwiązywania stosunku pracy, polski ustawodawca przewidział szereg ograniczeń mających na celu ochronę określonych grup pracowników. Pracodawca nie może w sposób nieograniczony wręczyć wypowiedzenia w każdym momencie.

Najważniejszym przykładem jest ochrona kobiet w ciąży. Zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy, umowa o pracę zawarta na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Oznacza to, że umowa nie rozwiązuje się automatycznie z upływem czasu, na jaki została zawarta, lecz trwa nadal, a pracownica zachowuje prawo do świadczeń macierzyńskich. Ochrona ta nie dotyczy jedynie umów zawartych na okres próbny nieprzekraczający jednego miesiąca.

Kolejną grupą chronioną są pracownicy przebywający na urlopach lub korzystający z innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (np. zwolnienia lekarskiego). Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Oznacza to, że jeśli pracownik na okresie próbnym zachoruje i przebywa na zwolnieniu lekarskim, pracodawca nie może doręczyć mu wypowiedzenia. Warto jednak pamiętać, że choroba pracownika nie stoi na przeszkodzie temu, aby umowa rozwiązała się samoistnie z upływem czasu, na jaki została zawarta – nieobecność chorobowa nie przedłuża automatycznie czasu trwania umowy, chyba że strony wyraźnie zastrzegły taką możliwość w treści kontraktu.

Odwołanie do sądu pracy – uprawnienia pracownika i terminy zawite

Każdy pracownik, który uważa, że rozwiązanie jego umowy o pracę na okres próbny nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, ma prawo skierować sprawę na drogę sądową. Kluczem do skutecznego dochodzenia roszczeń jest znajomość terminu zawitego na wniesienie odwołania. Zgodnie z art. 264 § 1 Kodeksu pracy, pracownik ma dokładnie 21 dni na złożenie odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę do właściwego sądu pracy. Termin ten zaczyna biec od dnia doręczenia pisma zawierającego oświadczenie o wypowiedzeniu.

W przypadku umowy na okres próbny, roszczenia pracownika są ograniczone w porównaniu do umów na czas nieokreślony. Zgodnie z art. 44 i następnymi Kodeksu pracy, w razie ustalenia, że wypowiedzenie umowy na okres próbny było niezgodne z prawem, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie. Odszkodowanie to przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać. Sąd pracy co do zasady nie orzeka o przywróceniu do pracy w przypadku umów próbnych, chyba że dotyczy to pracowników podlegających szczególnej ochronie przed zwolnieniem (np. kobiet w ciąży, pracowników w wieku przedemerytalnym czy działaczy związkowych).

Dla pracodawcy oznacza to, że każde uchybienie formalne – takie jak brak formy pisemnej, błędne obliczenie okresu wypowiedzenia czy brak pouczenia o prawie do odwołania – otwiera pracownikowi drogę do skutecznego ubiegania się o odszkodowanie. Choć kwoty te przy krótkich umowach mogą wydawać się niewielkie, to koszty procesu, zastępstwa procesowego oraz czas poświęcony na spór sądowy stanowią dla przedsiębiorcy realne obciążenie.

Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców i pracowników

Praktyka prawa pracy pokazuje, że strony stosunku pracy często popełniają błędy proceduralne, które mogą prowadzić do kosztownych procesów sądowych. Do najpowszechniejszych uchybiń należą:

Błędne obliczanie terminów wypowiedzenia – zwłaszcza w przypadku okresów wyrażonych w dniach roboczych lub tygodniach, co prowadzi do wskazania nieprawidłowej daty zakończenia stosunku pracy.
Brak pouczenia o prawie do odwołania do sądu pracy – pracodawcy często zapominają o tym obowiązku przy umowach na okres próbny, błędnie sądząc, że dotyczy on tylko umów bezterminowych.
Rozwiązanie umowy z pracownicą w ciąży – niedopełnienie obowiązku przedłużenia umowy do dnia porodu w przypadku umów przekraczających jeden miesiąc.
Niewłaściwa forma doręczenia – wysyłanie oświadczeń pocztą elektroniczną bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub za pośrednictwem komunikatorów internetowych, co stanowi naruszenie wymogu formy pisemnej.

Praktyczny przykład obliczania terminów

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracodawca zatrudnił pracownika na okres próbny wynoszący 3 miesiące (od 1 września do 30 listopada). Zgodnie z przepisami, okres wypowiedzenia takiej umowy wynosi 2 tygodnie. W dniu 10 października (wtorek) pracodawca decyduje się na wręczenie pracownikowi wypowiedzenia. Pracownik odbiera pismo osobiście tego samego dnia.

Jak w tym przypadku obliczyć termin zakończenia umowy? Ponieważ okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, jego bieg rozpoczyna się w dniu doręczenia, ale pełne dwa tygodnie muszą upłynąć tak, aby termin zakończył się w sobotę. Pierwsza sobota po doręczeniu pisma to 14 października (zbyt wcześnie, nie minęły dwa tygodnie). Druga sobota to 21 października (również zbyt wcześnie). Dopiero trzecia sobota, czyli 28 października, będzie dniem, w którym umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu. W ten sposób pracownik zachowuje pełne dwa tygodnie okresu wypowiedzenia, a pracodawca postępuje zgodnie z literą prawa.

Podsumowanie i rekomendacje

Wygaśnięcie umowy o pracę na okres próbny, a dokładniej jej rozwiązanie z upływem czasu lub wcześniejsze wypowiedzenie, wymaga od obu stron skrupulatności i znajomości przepisów prawa pracy. Kluczem do bezpiecznego rozstania jest precyzyjne sformułowanie pism, zachowanie formy pisemnej oraz bezbłędne obliczenie okresów wypowiedzenia. Pracodawcy powinni pamiętać o obowiązkach informacyjnych i ochronie szczególnych grup pracowników, natomiast pracownicy o swoich prawach do odwołania się do sądu pracy w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Wszelkie wątpliwości na etapie przygotowywania pism warto skonsultować z wyspecjalizowanym prawnikiem, co pozwoli uniknąć niepotrzebnych sporów sądowych.