Wypowiedzenie ze zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy: orzecznictwo i linia sądowa

Wypowiedzenie umowy o pracę to moment szczególny w relacji między pracodawcą a pracownikiem. Często towarzyszą mu emocje, spadek motywacji do pracy lub obawa o bezpieczeństwo tajemnic przedsiębiorstwa. W takich realiach pracodawcy niezwykle chętnie korzystają z instytucji, jaką jest wypowiedzenie ze zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy. Choć na pierwszy rzut oka rozwiązanie to wydaje się proste i korzystne dla obu stron, w praktyce rodzi ono szereg skomplikowanych pytań prawnych. Czy pracodawca może jednostronnie cofnąć swoją decyzję i zażądać powrotu pracownika do biura? Jak prawidłowo obliczyć wynagrodzenie za ten okres? Jaka jest relacja między zwolnieniem ze świadczenia pracy a zaległym urlopem wypoczynkowym? W niniejszym opracowaniu szczegółowo analizujemy te zagadnienia, opierając się na aktualnym orzecznictwie Sądu Najwyższego oraz ugruntowanej linii sądów powszechnych.

Istota prawna zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy

Instytucja ta przez wiele lat nie posiadała bezpośredniego umocowania w przepisach Kodeksu pracy. Przed 2016 rokiem jej stosowanie opierało się wyłącznie na ogólnej zasadzie swobody umów oraz bogatym orzecznictwie Sądu Najwyższego, który dopuszczał możliwość zwolnienia pracownika z obowiązku wykonywania pracy na mocy porozumienia stron lub jednostronnej decyzji pracodawcy, o ile pracownik zachowywał prawo do wynagrodzenia. Sytuacja uległa diametralnej zmianie wraz z wejściem w życie ustawy nowelizującej, która wprowadziła do Kodeksu pracy art. 36[2]. Zgodnie z tym przepisem, w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący i stanowi samodzielną podstawę prawną do podjęcia takiej decyzji przez pracodawcę.

Wprowadzenie tej regulacji miało na celu przede wszystkim uporządkowanie praktyki rynkowej oraz wyeliminowanie sporów dotyczących tego, czy pracodawca może jednostronnie narzucić pracownikowi brak konieczności świadczenia pracy. Wcześniej część doktryny stała na stanowisku, że praca jest nie tylko obowiązkiem, ale i prawem pracownika (zwłaszcza w zawodach wymagających stałego kontaktu z rynkiem lub podnoszenia kwalifikacji), w związku z czym jednostronne odsunięcie od pracy bez jego zgody mogło być uznane za naruszenie dóbr osobistych. Obecnie ustawodawca wprost przyznał pracodawcy takie uprawnienie, co znacznie wzmocniło jego pozycję w okresie wypowiedzenia.

Kogo i kiedy może dotyczyć zwolnienie z obowiązku pracy?

Uprawnienie do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy przysługuje wyłącznie pracodawcy. Oznacza to, że pracownik nie może skutecznie domagać się takiego zwolnienia, nawet jeśli wykaże, że jego dalsza obecność w firmie jest bezcelowa lub generuje konflikty. Decyzja ta ma charakter uznaniowy i leży w sferze uprawnień kierowniczych pracodawcy. Co istotne, zwolnienie to może nastąpić w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę, niezależnie od tego, która ze stron dokonała wypowiedzenia. Może to być zatem sytuacja, w której to pracownik składa wypowiedzenie, a pracodawca dochodzi do wniosku, że dalsza współpraca w okresie wypowiedzenia nie jest celowa.

Przepisy nie ograniczają stosowania art. 36[2] Kodeksu pracy ze względu na rodzaj umowy o pracę. Zwolnienie może dotyczyć zarówno umów zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony, a także umów na okres próbny. Jedynym warunkiem formalnym jest to, aby umowa znajdowała się w stanie wypowiedzenia. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy może obejmować cały okres wypowiedzenia lub tylko jego część (np. ostatni miesiąc trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia). Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy i powinna być precyzyjnie sformułowana, aby uniknąć wątpliwości interpretacyjnych co do ram czasowych zwolnienia.

Wynagrodzenie w okresie zwolnienia ze świadczenia pracy – jak je obliczyć?

Jednym z najważniejszych aspektów finansowych związanych ze zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy jest zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia. Przepis art. 36[2] Kodeksu pracy wprost stanowi, że w okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Powstaje jednak pytanie, jak należy to wynagrodzenie kalkulować, zwłaszcza gdy pracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje składniki zmienne, takie jak premie, prowizje, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych czy dodatki nocne.

W tym zakresie kluczowe znaczenie ma Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Zgodnie z paragrafem 5 tego rozporządzenia, przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że pracownik powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

W praktyce oznacza to, że stałe składniki wynagrodzenia (np. płaca zasadnicza określona w stawce miesięcznej) uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu zwolnienia ze świadczenia pracy. Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia (np. premie regulaminowe, prowizje) oblicza się na podstawie średniej z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia zwolnienia, a w przypadkach znacznej zmienności – z okresu do 12 miesięcy. Sąd pracy rygorystycznie podchodzi do tej kwestii, chroniąc interes finansowy pracownika. Pracodawca nie może zatem jednostronnie obniżyć wynagrodzenia pracownika w okresie zwolnienia, argumentując to tym, że pracownik nie generuje w tym czasie żadnego zysku dla firmy ani nie realizuje celów sprzedażowych.

Relacja między zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy a urlopem wypoczynkowym

Zagadnienie zbiegu zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy oraz urlopu wypoczynkowego jest jednym z najbardziej spornych tematów w polskim prawie pracy. Zgodnie z art. 167[1] Kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Z kolei art. 36[2] Kodeksu pracy daje pracodawcy prawo do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Co się dzieje, gdy pracodawca chce zastosować oba te instrumenty?

Linia orzecznicza Sądu Najwyższego in tej materii jest niezwykle precyzyjna i jednoznaczna. W przełomowym wyroku z dnia 26 kwietnia 2016 r. (sygn. akt II PK 79/15) Sąd Najwyższy orzekł, że zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia uniemożliwia pracodawcy jednostronne skierowanie pracownika na urlop wypoczynkowy w tym samym okresie. Logika tego rozstrzygnięcia opiera się na fakcie, że urlop wypoczynkowy polega na zwolnieniu pracownika z obowiązku wykonywania pracy w czasie, w którym ten obowiązek normalnie na nim spoczywa. Jeżeli pracownik został już wcześniej zwolniony z obowiązku świadczenia pracy na cały okres wypowiedzenia, to nie ma już czasu, w którym ten obowiązek na nim ciąży, a zatem nie ma przestrzeni na udzielenie urlopu wypoczynkowego.

Dla pracodawców oznacza to bardzo ważną konsekwencję praktyczną. Jeśli pracodawca najpierw zwolni pracownika z obowiązku świadczenia pracy na cały okres wypowiedzenia, a następnie zorientuje się, że pracownik ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy i spróbuje go na ten urlop wysłać, decyzja ta będzie bezskuteczna. W konsekwencji pracodawca będzie musiał po rozwiązaniu stosunku pracy wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Aby tego uniknąć, pracodawca musi zachować odpowiednią kolejność działań: najpierw udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego na określone dni (wykorzystując uprawnienie z art. 167[1] KP), a dopiero na pozostałą część okresu wypowiedzenia udzielić zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na podstawie art. 36[2] KP.

Czy pracodawca może cofnąć zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy?

Kolejnym istotnym problemem, z którym mierzą się sądy pracy, jest dopuszczalność jednostronnego cofnięcia przez pracodawcę decyzji o zwolnieniu pracownika ze świadczenia pracy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracodawca zwalnia pracownika z obowiązku pracy na okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, jednak po miesiącu okazuje się, że w firmie doszło do awarii lub nagłego spiętrzenia prac, a nikt inny nie posiada kwalifikacji zwolnionego pracownika. Czy pracodawca może wówczas wezwać pracownika do powrotu do pracy?

Sąd Najwyższy wielokrotnie wypowiadał się w tej kwestii, m.in. w wyroku z dnia 5 lipca 2005 r. (sygn. akt I PK 176/04). Zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy jest jednostronnym oświadceniem woli pracodawcy, które wywołuje skutki prawne z chwilą, gdy doszło do wiadomości pracownika w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Raz złożone oświadczenie woli wiąże pracodawcę i nie może być przez niego jednostronnie cofnięte. Pracodawca nie może zatem nakazać pracownikowi powrotu do pracy, chyba że pracownik wyrazi na to zgodę.

Istnieją jednak nieliczne wyjątki od tej zasady, które dopuszcza doktryna i orzecznictwo. Cofnięcie zwolnienia może być uznane za skuteczne, jeśli pracodawca w samym oświadczeniu o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy wyraźnie zastrzegł sobie możliwość wezwania pracownika do pracy w razie wystąpienia określonych, nadzwyczajnych potrzeb pracodawcy (tzw. klauzula gotowości). Ponadto, w skrajnych przypadkach, gdy nieobecność pracownika mogłaby doprowadzić do powstania znacznej szkody w mieniu pracodawcy, sądy mogą oceniać odmowę powrotu do pracy przez pryzmat nadużycia prawa (art. 8 Kodeksu pracy) lub naruszenia obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy (art. 100 paragraf 2 punkt 4 Kodeksu pracy). Są to jednak sytuacje wyjątkowe i ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa w całości na pracodawcy.

Prawa i obowiązki pracownika w okresie zwolnienia ze świadczenia pracy

Choć pracownik zwolniony z obowiązku świadczenia pracy nie musi stawiać się w zakładzie pracy ani wykonywać zadań służbowych, formalnie nadal pozostaje w stosunku pracy. Oznacza to, że nadal ciążą na nim pewne obowiązki o charakterze lojalnościowym. Przede wszystkim, pracownik jest zobowiązany do przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa oraz innych informacji poufnych, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ponadto, jeśli strony podpisały umowę o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy, zakaz ten obowiązuje również w okresie zwolnienia ze świadczenia pracy.

Z drugiej strony, pojawia się pytanie, czy pracownik w okresie zwolnienia może podjąć nowe zatrudnienie u innego pracodawcy. Sąd pracy stoi na stanowisku, że o ile pracownika nie wiąże umowa o zakazie konkurencji, ma on pełne prawo do podjęcia nowej pracy (zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych czy prowadzenia własnej działalności gospodarczej) jeszcze przed formalnym upływem okresu wypowiedzenia u dotychczasowego pracodawcy. Podjęcie nowej pracy nie wpływa na obowiązek dotychczasowego pracodawcy do wypłaty wynagrodzenia za okres zwolnienia ze świadczenia pracy, chyba że strony w porozumieniu postanowiły inaczej.

Ważną kwestią jest również korzystanie z narzędzi pracy, takich jak samochód służbowy, laptop czy telefon komórkowy. Pracodawca ma prawo zażądać zwrotu tych przedmiotów z chwilą zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, ponieważ służą one do wykonywania obowiązków służbowych, które zostały zawieszone. Jeśli jednak umowa o pracę lub inne regulacje wewnętrzne przewidywały możliwość korzystania z tych narzędzi do celów prywatnych, nagłe odebranie ich bez odpowiedniego uprzedzenia lub rekompensaty może być uznane za naruszenie warunków zatrudnienia.

Procedura zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy krok po kroku

Aby proces zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy przebiegł w sposób bezpieczny pod względem prawnym i nie naraził pracodawcy na spory przed sądem pracy, warto zastosować się do poniższej procedury:

Przygotowanie oświadczenia o wypowiedzeniu: W treści pisma rozwiązującego umowę o pracę należy zawrzeć wyraźne sformułowanie o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy na podstawie art. 36[2] Kodeksu pracy.
Określenie ram czasowych: Należy precyzyjnie wskazać, od jakiego dnia i do kiedy pracownik jest zwolniony z wykonywania pracy (np. zwalniam Pana z obowiązku świadczenia pracy w okresie od dnia 1 listopada do dnia rozwiązania umowy o pracę, tj. 31 stycznia).
Rozliczenie urlopu wypoczynkowego: Przed wręczeniem zwolnienia ze świadczenia pracy należy podjąć decyzję o skierowaniu pracownika na urlop wypoczynkowy. W piśmie należy wskazać: w dniach od 1 do 10 listopada udzielam Panu urlopu wypoczynkowego, a od dnia 11 listopada do końca okresu wypowiedzenia zwalniam Pana z obowiązku świadczenia pracy.
Uregulowanie kwestii zwrotu mienia: W treści pisma lub w osobnym protokole należy określić termin i sposób zwrotu sprzętu służbowego (telefonu, komputera, kluczy do biura).
Doręczenie pisma: Pimo należy doręczyć pracownikowi osobiście za potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO).

Najczęstsze błędy pracodawców i ryzyka procesowe

Analiza spraw trafiających do sądów pracy pozwala na zidentyfikowanie najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców przy stosowaniu omawianej instytucji:

Brak precyzji w określaniu okresu zwolnienia: Używanie ogólnych sformułowań typu zwalniam z pracy na czas wypowiedzenia bez wskazania konkretnych dat może prowadzić do nieporozumień, zwłaszcza gdy okres wypowiedzenia ulega przesunięciu (np. z powodu zwolnienia lekarskiego).
Próba wstecznego zwolnienia ze świadczenia pracy: Pracodawca nie może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy z datą wsteczną. Oświadczenie to wywołuje skutki wyłącznie na przyszłość.
Błędne wyliczenie wynagrodzenia: Pomijanie zmiennych składników wynagrodzenia (premii, prowizji) w podstawie obliczeniowej wynagrodzenia za okres zwolnienia, co skutkuje roszczeniami pracownika o zapłatę zaległych kwot wraz z odsetkami.
Naruszenie procedury udzielania urlopu: Próba przymusowego wysłania pracownika na urlop w okresie, w którym został już zwolniony z obowiązku pracy, co skutkuje koniecznością wypłaty ekwiwalentu za urlop.
Jednostronne wezwanie do pracy bez klauzuli gotowości: Próba ukarania pracownika dyscyplinarnie za niestawienie się w pracy po jednostronnym cofnięciu zwolnienia, co niemal zawsze kończy się przegraną pracodawcy przed sądem pracy.

Praktyczny przykład (Case Study)

Spółka XYZ Sp. z o.o. wypowiedziała umowę o pracę dyrektorowi handlowemu, panu Tomaszowi, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia kończącego się 31 marca. Ze względu na obawę, że pan Tomasz może nawiązać kontakt z klientami na rzecz konkurencji, pracodawca w piśmie o wypowiedzeniu zawarł zapis: Z dniem doręczenia niniejszego pisma zwalniam Pana z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia. Pan Tomasz posiadał 15 dni zaległego urlopu wypoczynkowego. W lutym pracodawca wezwał pana Tomasza do podpisania wniosku urlopowego na te 15 dni, twierdząc, że w przeciwnym razie urlop przepadnie lub zostanie udzielony przymusowo. Pan Tomasz odmówił podpisania wniosku i po zakończeniu okresu wypowiedzenia zażądał wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za 15 dni urlopu.

Sprawa trafiła do sądu pracy. Sąd, opierając się na ugruntowanej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego (m.in. wyrok II PK 79/15), orzekł na korzyść pana Tomasza. Sąd wskazał, że z chwilą zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na cały okres wypowiedzenia pracodawca utracił możliwość jednostronnego skierowania pracownika na urlop. Ponieważ pracodawca nie udzielił urlopu przed zwolnieniem ze świadczenia pracy, był zobowiązany do wypłaty pełnego ekwiwalentu pieniężnego wraz z odsetkami za opóźnienie. Przykład ten doskonale obrazuje, jak brak znajomości relacji między art. 167[1] a art. 36[2] Kodeksu pracy może generować realne straty finansowe dla przedsiębiorstwa.

Podsumowanie i wnioski dla praktyki

Wypowiedzenie ze zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy to niezwykle przydatne narzędzie w rękach pracodawcy, pozwalające na ochronę interesów firmy w trudnym okresie rozstania z pracownikiem. Aby jednak było ono w pełni bezpieczne, wymaga od działów kadr i menedżerów dużej skrupulatności. Kluczem do sukcesu jest zachowanie odpowiedniej kolejności działań (najpierw urlop, potem zwolnienie ze świadczenia pracy), precyzyjne określenie warunków finansowych oraz świadomość, że raz podjęta decyzja o zwolnieniu z pracy wiąże pracodawcę do końca okresu wypowiedzenia. Sądy pracy stoją na straży praw pracowniczych i wszelkie próby obejścia przepisów czy jednostronnego pogarszania sytuacji pracownika są szybko weryfikowane na korzyść zatrudnionego.