Jak przygotować umowa o pracę na okres próbny wypowiedzenie?

Rozwiązanie stosunku pracy w okresie próbnym to jedna z najczęstszych procedur, z jakimi stykają się zarówno pracodawcy, jak i pracownicy na polskim rynku pracy. Choć umowa o pracę na okres próbny ma z założenia charakter tymczasowy i służy zweryfikowaniu kwalifikacji pracownika oraz warunków oferowanych przez pracodawcę, jej przedwczesne zakończenie wymaga dopełnienia szeregu formalności. Wadliwe przygotowanie dokumentu wypowiedzenia lub błędne obliczenie terminów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym do sporów przed sądem pracy. W niniejszym artykule szczegółowo omawiamy, jak krok po kroku przygotować wypowiedzenie umowy o pracę na okres próbny, jakie terminy obowiązują obie strony oraz na co zwrócić szczególną uwagę, aby cały proces przebiegł zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Istota umowy o pracę na okres próbny

Zanim przejdziemy do samego dokumentu wypowiedzenia, warto przypomnieć, czym charakteryzuje się umowa o pracę na okres próbny. Zgodnie z polskim prawem pracy, umowa ta może być zawarta na okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Jej głównym celem jest sprawdzenie, czy pracownik odnajdzie się na danym stanowisku, a także czy pracodawca spełnia oczekiwania zatrudnionego. Warto pamiętać, że od niedawna obowiązują przepisy uzależniające dopuszczalny czas trwania umowy na okres próbny od zamiaru późniejszego zatrudnienia pracownika na czas określony. Jeśli pracodawca planuje zatrudnić pracownika na okres krótszy niż 6 miesięcy, umowa na okres próbny nie powinna przekraczać 1 miesiąca. W przypadku planowanego zatrudnienia na okres od 6 do 12 miesięcy, okres próbny może wynosić maksymalnie 2 miasta. Strony mogą jednak uzgodnić przedłużenie tych okresów o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Zrozumienie tych ram czasowych jest kluczowe, ponieważ bezpośrednio wpływa na długość okresu wypowiedzenia.

Okresy wypowiedzenia umowy na okres próbny – jak je określić?

Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę na okres próbny jest ściśle uzależniona od czasu, na jaki umowa ta została zawarta. Kodeks pracy w sposób sztywny określa te terminy, a ich skrócenie na niekorzyść pracownika jest niedopuszczalne. Wyróżniamy trzy podstawowe okresy wypowiedzenia:

  • 3 dni robocze – jeżeli umowa o pracę na okres próbny została zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni;
  • 1 tydzień – jeżeli umowa o pracę na okres próbny została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie;
  • 2 tygodnie – jeżeli umowa o pracę na okres próbny wynosi 3 miesiące.

Warto podkreślić, że dla ustalenia właściwego okresu wypowiedzenia znaczenie ma czas, na jaki umowa została pierwotnie zawarta w treści dokumentu, a nie czas, który faktycznie upłynął do momentu podjęcia decyzji o rozstaniu. Przykładowo, jeśli umowa została zawarta na 3 miesiące, a pracodawca decyduje się na jej rozwiązanie już po pierwszym tygodniu pracy, obowiązuje go dwutygodniowy okres wypowiedzenia, a nie okres jednotygodniowy.

Jak prawidłowo obliczyć termin wypowiedzenia?

Prawidłowe obliczenie terminu, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu, bywa źródłem wielu nieporozumień. Przepisy prawa pracy określają specyficzne zasady liczenia tych terminów, inne dla dni roboczych, a inne dla tygodni. W przypadku okresu wypowiedzenia wynoszącego 3 dni robocze, bieg wypowiedzenia rozpocznie się w dniu następującym po dniu doręczenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu. Jako dni robocze na gruncie prawa pracy uznaje się wszystkie dni od poniedziałku do soboty, z wyłączeniem niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy. Przykładowo, jeśli pracownik otrzyma wypowiedzenie w czwartek, bieg wypowiedzenia rozpocznie się w piątek, kolejnym dniem będzie sobota, a trzecim poniedziałek. Umowa rozwiąże się zatem z upływem poniedziałku.

Dla okresów wypowiedzenia wyrażonych w tygodniach (1 tydzień lub 2 tygodnie) obowiązuje zasada, zgodnie z którą okres wypowiedzenia zawsze kończy się w sobotę. Oznacza to, że niezależnie od tego, w który dzień tygodnia (np. w poniedziałek, środę czy piątek) dokument zostanie doręczony drugiej stronie, okres wypowiedzenia rozpocznie bieg od najbliższej niedzieli i zakończy się w sobotę po upływie jednego lub dwóch tygodni. Przykładowo, jeśli dwutygodniowe wypowiedzenie zostanie wręczone we wtorek 10. dnia miesiąca, okres ten zacznie biec od niedzieli 15. dnia miesiąca i zakończy się w sobotę 28. dnia tego samego miesiąca. W praktyce oznacza to, że stosunek pracy trwa nieco dłużej niż równe 14 dni od momentu wręczenia pisma.

Niezbędne elementy formalne wypowiedzenia

Aby wypowiedzenie umowy o pracę na okres próbny było w pełni skuteczne i zgodne z prawem, musi przybrać formę pisemną. Choć ustne oświadczenie o rozwiązaniu umowy również wywołuje skutek prawny (doprowadzi do rozwiązania umowy), to jednak stanowi naruszenie przepisów prawa pracy i daje pracownikowi mocną podstawę do odwołania się do sądu pracy i żądania odszkodowania. Prawidłowo przygotowany dokument powinien zawierać następujące elementy:

  1. Miejscowość i data – wskazanie, kiedy i gdzie dokument został sporządzony;
  2. Dane pracodawcy – pełna nazwa firmy, adres siedziby, NIP oraz reprezentacja (osoba upoważniona do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy);
  3. Dane pracownika – imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz stanowisko służbowe;
  4. Tytuł dokumentu – np. „Wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na okres próbny”;
  5. Oświadczenie woli – jednoznaczne sformułowanie wskazujące na zamiar rozwiązania umowy o pracę zawartej w konkretnym dniu z zachowaniem obowiązującego okresu wypowiedzenia;
  6. Pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy – obowiązkowy element w przypadku wypowiedzenia składanego przez pracodawcę. Musi zawierać informację o prawie wniesienia odwołania do właściwego sądu pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia pisma;
  7. Podpis składającego wypowiedzenie – własnoręczny podpis pracodawcy (lub osoby upoważnionej) bądź pracownika, w zależności od tego, kto składa dokument.

Czy pracodawca musi podawać przyczynę wypowiedzenia?

Jednym z najczęstszych pytań zadawanych przez pracodawców jest to, czy w wypowiedzeniu umowy na okres próbny należy wskazać przyczynę decyzji. Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy, obowiązek wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie dotyczy wyłącznie umów o pracę zawartych na czas nieokreślony. W przypadku umowy na okres próbny pracodawca nie ma obowiązku merytorycznego uzasadniania swojej decyzji w treści dokumentu. Wyjątek stanowią sytuacje, w których rozwiązanie umowy mogłoby nosić znamiona dyskryminacji lub naruszenia dóbr osobistych – wówczas pracownik może domagać się wyjaśnień na drodze sądowej, jednak sam dokument wypowiedzenia pozostaje wolny od tego wymogu. Brak konieczności podawania przyczyny znacznie ułatwia procedurę rozstania na tym etapie zatrudnienia.

Jak skutecznie doręczyć wypowiedzenie?

Samo przygotowanie dokumentu to dopiero połowa sukcesu. Kluczowe znaczenie ma jego skuteczne doręczenie drugiej stronie, ponieważ to od momentu doręczenia (zapoznania się z treścią pisma lub umożliwienia takiego zapoznania) zaczynają biec odpowiednie terminy. Istnieje kilka dopuszczalnych metod doręczenia wypowiedzenia:

  • Doręczenie osobiste – najbardziej rekomendowana metoda. Pracodawca wręcza dokument pracownikowi w biurze. Na kopii dokumentu, która pozostaje w aktach osobowych, pracownik powinien złożyć podpis z datą odbioru. Jeśli pracownik odmówi przyjęcia pisma, sporządza się notatkę służbową w obecności świadków. Odmowa przyjęcia nie wpływa na skuteczność doręczenia, o ile pracownik miał realną możliwość zapoznania się z jego treścią.
  • Wysyłka pocztą tradycyjną – dokument wysyła się listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO). Za datę doręczenia uznaje się dzień, w którym adresat odebrał przesyłkę, bądź też dzień upływu drugiego awizowania (tzw. fikcja doręczenia).
  • Droga elektroniczna – dopuszczalna tylko pod warunkiem opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę składającą oświadczenie. Zwykły e-mail czy wiadomość SMS nie spełniają wymogu formy pisemnej i stanowią naruszenie procedury.

Urlop wypoczynkowy i zwolnienie ze świadczenia pracy

W trakcie trwania okresu wypowiedzenia pracownik nadal pozostaje w stosunku pracy, co wiąże się z zachowaniem wszelkich praw i obowiązków pracowniczych. Pracodawca ma jednak prawo podjąć pewne decyzje dotyczące organizacji pracy w tym czasie. Przede wszystkim, zgodnie z art. 167[1] Kodeksu pracy, pracodawca może jednostronnie zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego oraz bieżącego (proporcjonalnego do okresu zatrudnienia) urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może odmówić udania się na taki urlop. Jeśli wymiar przysługującego urlopu jest mniejszy niż okres wypowiedzenia, za pozostałe dni pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę.

Drugą opcją, z której pracodawcy korzystają niezwykle chętnie, jest jednostronne zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Może ono obejmować całość lub część okresu wypowiedzenia. W tym czasie pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia, mimo że nie wykonuje swoich dotychczasowych obowiązków. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy dalsza obecność pracownika w firmie mogłaby negatywnie wpływać na atmosferę w zespole lub gdy pracownik miał dostęp do kluczowych, poufnych danych firmy, a pracodawca chce zminimalizować ryzyko ich wycieku. Decyzja o zwolnieniu ze świadczenia pracy powinna zostać sporządzona na piśmie – może być częścią samego dokumentu wypowiedzenia lub stanowić odrębne pismo doręczone w trakcie okresu wypowiedzenia.

Najczęstsze błędy popełniane przy wypowiadaniu umowy na okres próbny

Nawet przy prostych procedurach łatwo o potknięcia, które mogą skutkować przegraną sprawą przed sądem pracy. Do najczęstszych błędów należą:

  • Błędne określenie długości okresu wypowiedzenia – np. zastosowanie jednotygodniowego okresu zamiast dwutygodniowego przy umowie zawartej na 3 miesiące.
  • Brak pouczenia o prawie do odwołania do sądu pracy – błąd ten nie unieważnia wypowiedzenia, ale daje pracownikowi prawo do wnioskowania o przywrócenie terminu na złożenie odwołania nawet po upływie 21 dni.
  • Niezachowanie formy pisemnej – rozwiązanie umowy przez telefon lub komunikator internetowy bez zachowania formy pisemnej (lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
  • Wypowiedzenie umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności – pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie urlopu pracownika lub jego udokumentowanej choroby (zwolnienia lekarskiego L4), o ile nie zachodzą przesłanki do upadłości lub likwidacji firmy.

Praktyczny przykład – wzór dokumentu wypowiedzenia

Poniżej przedstawiamy, jak w praktyce powinien wyglądać prawidłowo skonstruowany dokument wypowiedzenia umowy o pracę na okres próbny składany przez pracodawcę:

Miejscowość: Warszawa, Data: 15 października 2023 r.

Pracodawca:
XYZ Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa
NIP: 123-456-78-90

Pracownik:
Jan Kowalski
ul. Testowa 5 m. 3, 02-002 Warszawa
Stanowisko: Specjalista ds. Sprzedaży

ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ NA OKRES PRÓBNY ZA WYPOWIEDZENIEM

Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą na okres próbny w dniu 1 września 2023 r. pomiędzy XYZ Sp. z o.o. a Panem Janem Kowalskim, z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia, który upłynie w dniu 4 listopada 2023 r.

Jednocześnie informuję, iż przysługuje Panu prawo wniesienia odwołania od niniejszego wypowiedzenia do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w Warszawie, w terminie 21 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma.

......................................................
(podpis i pieczęć pracodawcy)

Potwierdzam odbiór niniejszego wypowiedzenia w dniu .................................... r.

......................................................
(podpis pracownika)

Podsumowanie i rekomendacje dla stron stosunku pracy

Przygotowanie wypowiedzenia umowy o pracę na okres próbny wymaga skrupulatności i trzymania się sztywnych ram prawnych wyznaczonych przez Kodeks pracy. Kluczem do sukcesu jest dokładne zweryfikowanie długości trwania umowy, precyzyjne wyliczenie daty końcowej okresu wypowiedzenia oraz bezwzględne zachowanie formy pisemnej. Pracodawcy powinni pamiętać o dołączeniu pouczenia o prawie do odwołania do sądu pracy, natomiast pracownicy powinni kontrolować, czy ich prawa (np. ochrona przed wypowiedzeniem w trakcie choroby) nie zostały naruszone. W razie wątpliwości interpretacyjnych, zawsze warto skonsultować się z profesjonalnym doradcą prawnym lub radcą prawnym specjalizującym się w prawie pracy, aby uniknąć niepotrzebnych i kosztownych sporów sądowych.