Okres wypowiedzenia a staż pracy po terminie - skutki prawne

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem to jedna z najczęstszych procedur w polskim prawie pracy. Choć przepisy Kodeksu pracy wydają się jasne, w praktyce relacja między stażem pracy a długością okresu wypowiedzenia wywołuje szereg wątpliwości interpretacyjnych. Szczególnie skomplikowana staje się sytuacja, gdy w trakcie trwania okresu wypowiedzenia pracownik osiąga staż pracy, który uprawniałby go do dłuższego okresu wypowiedzenia. Jakie skutki prawne wywołuje taka sytuacja? Czy decydujący jest moment złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu, czy też moment faktycznego rozwiązania stosunku pracy? Niniejsza publikacja szczegółowo analizuje te zagadnienia, opierając się na ugruntowanej linii orzeczniczej oraz praktyce prawa pracy.

Zależność między stażem pracy a długością okresu wypowiedzenia

Zgodnie z polskim prawem pracy, długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony oraz na czas nieokreślony jest bezpośrednio uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, czyli tak zwanego zakładowego stażu pracy. Kodeks pracy wyróżnia trzy podstawowe okresy wypowiedzenia:

2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Do zakładowego stażu pracy wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, bez względu na przerwy w zatrudnieniu czy charakter zajmowanych stanowisk. Co istotne, wlicza się tu również okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w artykule 23(1) Kodeksu pracy (przejście zakładu pracy na innego pracodawcę), a także w innych przypadkach, gdy na mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca stał się następcą prawnym w stosunkach pracy poprzedniego.

Wliczanie okresu wypowiedzenia do stażu pracy

Jedną z fundamentalnych zasad prawa pracy jest to, że w trakcie okresu wypowiedzenia stosunek pracy nadal trwa. Pracownik zachowuje wszystkie swoje prawa i obowiązki, a pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia oraz realizacji innych świadczeń pracowniczych. Konsekwencją tej zasady jest fakt, że sam okres wypowiedzenia wlicza się do stażu pracy, od którego zależy długość tego wypowiedzenia.

Oznacza to, że staż pracy pracownika rośnie z każdym dniem trwania okresu wypowiedzenia. Pracownik nie przestaje być zatrudniony w momencie wręczenia mu pisma o wypowiedzeniu – jego zatrudnienie trwa aż do ostatniego dnia okresu wypowiedzenia, który przypada odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca, zgodnie z regułami obliczania terminów w prawie pracy.

Przekroczenie progu stażowego w trakcie okresu wypowiedzenia

Najważniejszym problemem praktycznym jest sytuacja, w której w momencie składania oświadczenia o wypowiedzeniu (przez pracownika lub pracodawcę) staż pracy pracownika uzasadnia krótszy okres wypowiedzenia, jednak w trakcie trwania tego okresu pracownik osiąga staż uprawniający go do dłuższego okresu wypowiedzenia. Na przykład, w dniu wręczenia wypowiedzenia pracownik ma staż wynoszący 2 lata i 11 miesięcy (co uprawnia do 1 miesiąca wypowiedzenia), ale w trakcie tego miesiąca mija dokładnie 3 lata od dnia rozpoczęcia pracy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego oraz w doktrynie prawa pracy wypracowano jednolite stanowisko w tej sprawie. O długości okresu wypowiedzenia decyduje staż pracy ustalany na dzień rozwiązania umowy o pracę, czyli na ostatni dzień okresu wypowiedzenia, a nie na dzień złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu. Oznacza to, że jeżeli w okresie między złożeniem oświadczenia o wypowiedzeniu a upływem tego okresu pracownik osiągnie wyższy próg stażowy (np. 6 miesięcy lub 3 lata), okres wypowiedzenia ulega automatycznemu wydłużeniu do wymiaru odpowiadającego nowemu stażowi pracy.

Mechanizm automatycznego wydłużenia okresu wypowiedzenia

Mechanizm ten działa z mocy samego prawa. Ani pracownik, ani pracodawca nie muszą składać dodatkowych oświadczeń woli, aby okres wypowiedzenia uległ wydłużeniu. Jeżeli pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie jednomiesięczne, a w trakcie jego biegu pracownik przekroczył próg 3 lat zatrudnienia, okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Umowa rozwiąże się zatem dopiero z upływem 3 miesięcy, a nie 1 miesiąca.

Taka interpretacja przepisów służy ochronie trwałości stosunku pracy i zapobiega sytuacjom, w których pracodawca mógłby celowo wręczyć wypowiedzenie tuż przed osiągnięciem przez pracownika dłuższego stażu pracy, aby uniknąć dłuższego okresu wypowiedzenia. Jest to przejaw realizacji zasady uprzywilejowania pracownika.

Skutki prawne wadliwego określenia okresu wypowiedzenia

Jeżeli pracodawca błędnie określi okres wypowiedzenia w doręczonym pracownikowi piśmie (np. wskaże okres jednomiesięczny zamiast trzymiesięcznego), zastosowanie znajduje artykuł 49 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że jeżeli zastosowano okres wypowiedzenia krótszy niż wymagany, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wymaganego, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do czasu rozwiązania umowy.

Skutki prawne takiego błędu są następujące:

Przesunięcie terminu rozwiązania umowy: Umowa o pracę nie rozwiązuje się w terminie wskazanym błędnie przez pracodawcę, lecz trwa dalej, aż do upływu prawidłowego, dłuższego okresu wypowiedzenia.
Prawo do wynagrodzenia: Pracownik ma prawo do wynagrodzenia za cały czas, o który okres wypowiedzenia został bezprawnie skrócony. Wynagrodzenie to oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Obowiązek świadczenia pracy: Co do zasady, w przedłużonym okresie wypowiedzenia pracownik ma obowiązek świadczyć pracę, chyba że pracodawca zwolni go z tego obowiązku z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Rola sądu pracy w sporach o okres wypowiedzenia

W przypadku, gdy pracodawca odmawia uznania dłuższego okresu wypowiedzenia i na przykład wyrejestrowuje pracownika z ubezpieczeń społecznych oraz odmawia dopuszczenia go do pracy po upływie błędnie określonego (krótszego) terminu, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy. Sąd pracy bada wówczas rzeczywisty staż pracy pracownika na dzień planowanego (prawidłowego) rozwiązania umowy.

Pracownik może domagać się przed sądem pracy ustalenia, że stosunek pracy trwał do końca prawidłowego okresu wypowiedzenia, oraz zasądzenia należnego wynagrodzenia za ten czas. Warto pamiętać, że roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Porozumienie stron a zmiana okresu wypowiedzenia

Warto również rozważyć sytuację, w której strony stosunku pracy chcą dobrowolnie zmodyfikować okres wypowiedzenia. Zgodnie z artykułem 36 paragraf 6 Kodeksu pracy, po nastąpieniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną ze stron, pracodawca i pracownik mogą ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy. Takie ustalenie nie zmienia jednak trybu rozwiązania umowy o pracę – nadal jest to rozwiązanie za wypowiedzeniem, a jedynie skróceniu ulega czas trwania stosunku pracy.

Co ważne, porozumienie to ma charakter dobrowolny i wymaga zgodnej woli obu stron. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić pracownikowi wcześniejszego terminu odejścia bez zachowania prawa do wynagrodzenia, chyba że zachodzą wspomniane wcześniej szczególne okoliczności ustawowe (likwidacja lub upadłość). W przypadku zawarcia takiego porozumienia, staż pracy pracownika jest liczony do dnia faktycznego rozwiązania umowy określonego w tym porozumieniu. Jeśli skrócenie okresu wypowiedzenia sprawi, że pracownik nie osiągnie kolejnego progu stażowego, który osiągnąłby przy pełnym okresie wypowiedzenia, wówczas stosuje się okres wypowiedzenia wynikający ze stażu na dzień rozwiązania określony w porozumieniu.

Wpływ urlopu wypoczynkowego i zwolnienia lekarskiego na staż pracy i wypowiedzenie

Częstym źródłem nieporozumień jest także wpływ nieobecności pracownika w pracy – takich jak urlop wypoczynkowy czy zwolnienie lekarskie (okres niezdolności do pracy z powodu choroby) – na bieg okresu wypowiedzenia oraz na zaliczanie tego czasu do stażu pracy. Należy jednoznacznie podkreślić, że ani przebywanie na urlopie wypoczynkowym, ani okres niezdolności do pracy z powodu choroby nie zawieszają biegu okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie biegnie nieprzerwanie i kończy się w przewidzianym terminie.

Zarówno okres urlopu, jak i okres pobierania wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku chorobowego są okresami trwania stosunku pracy. W związku z tym, dni te bezwzględnie wliczają się do zakładowego stażu pracy. Jeżeli zatem pracownik w trakcie całego okresu wypowiedzenia przebywa na zwolnieniu lekarskim i w tym czasie przypada rocznica jego zatrudnienia uprawniająca go do dłuższego okresu wypowiedzenia, fakt choroby w żaden sposób nie blokuje automatycznego wydłużenia tego okresu. Pracodawca musi dostosować dokumentację kadrową do wydłużonego okresu zatrudnienia, a pracownik zachowuje prawo do świadczeń chorobowych obliczanych od odpowiedniej podstawy.

Szczególne przypadki obliczania stażu pracy

Obliczanie stażu pracy może być skomplikowane w sytuacjach, gdy pracownik świadczył pracę na podstawie kilku następujących po sobie umów u tego samego pracodawcy. Zgodnie z dominującym poglądem nauki prawa oraz orzecznictwa, do okresu zatrudnienia wpływającego na okres wypowiedzenia wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, nawet jeśli występowały między nimi przerwy. Przepisy Kodeksu pracy nie wprowadzają żadnego limitu czasowego dla tych przerw. Oznacza to, że jeśli pracownik pracował w danej firmie przez rok, następnie miał pięcioletnią przerwę, a potem został ponownie zatrudniony, jego staż pracy od pierwszego dnia nowej umowy wynosi już rok. Jeśli nowa umowa zostanie wypowiedziana po dwóch miesiącach, łączny staż pracy wynosi rok i dwa miesiące, co uprawnia go do jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, a nie dwutygodniowego.

Innym szczególnym przypadkiem jest zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych (na przykład umowy zlecenia czy umowy o dzieło) przed nawiązaniem stosunku pracy. Należy pamiętać, że okresy świadczenia usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (B2B), nie są okresami zatrudnienia w rozumieniu Kodeksu pracy. W związku z tym nie wliczają się one do zakładowego stażu pracy decydującego o długości okresu wypowiedzenia, nawet jeśli praca była wykonywana na rzecz tego samego podmiotu i miała podobny charakter. Wyjątkiem są sytuacje, w których sąd pracy ustali, że zawarta umowa cywilnoprawna w rzeczywistości spełniała warunki umowy o pracę (art. 22 § 1[1] Kodeksu pracy).

Praktyczny przykład (Case Study)

Aby lepiej zobrazować opisywany mechanizm, warto przeanalizować następujący przykład praktyczny:

Pracownik Jan Kowalski został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w dniu 15 maja 2021 roku. W dniu 30 kwietnia 2024 roku pracodawca wręczył mu pismo rozwiązujące umowę o pracę za wypowiedzeniem. W momencie wręczania pisma (30 kwietnia 2024 r.) staż pracy pana Jana wynosił 2 lata, 11 miesięcy i 15 dni. Pracodawca, opierając się na stażu z dnia wręczenia pisma, wskazał w dokumencie 1-miesięczny okres wypowiedzenia, który miałby upłynąć 31 maja 2024 roku.

Jednakże, w trakcie biegu tego wypowiedzenia, w dniu 15 maja 2024 roku, staż pracy Jana Kowalskiego przekroczył próg 3 lat. Ponieważ o długości okresu wypowiedzenia decyduje staż pracy na dzień rozwiązania umowy, a na dzień 31 maja staż ten wynosił już ponad 3 lata, okres wypowiedzenia uległ automatycznemu wydłużeniu do 3 miesięcy. W konsekwencji umowa o pracę Jana Kowalskiego nie rozwiązała się 31 maja 2024 roku. Okres wypowiedzenia rozpoczął się 1 maja 2024 roku, a jego koniec przypadł na 31 lipca 2024 roku. Pracodawca był zobowiązany do zatrudniania pracownika i wypłacania mu wynagrodzenia aż do 31 lipca 2024 roku.

Gdyby pracodawca mimo to wydał świadectwo pracy z datą 31 maja 2024 roku i odmówił wypłaty wynagrodzenia za czerwiec i lipiec, Jan Kowalski miałby pełne prawo do dochodzenia swoich roszczeń przed sądem pracy.

Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców

Działy kadr i płac oraz pracodawcy często popełniają błędy wynikające z nieznajomości specyfiki obliczania stażu pracy w kontekście okresu wypowiedzenia. Do najczęstszych uchybień należą:

Błędne założenie, że staż pracy zamraża się w dniu wręczenia wypowiedzenia: Jest to najpowszechniejszy błąd. Pracodawcy zapominają, że okres wypowiedzenia to czas normalnego zatrudnienia, który stale powiększa staż pracy.
Nieuzględnianie poprzednich okresów zatrudnienia: Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których pracownik miał przerwy w zatrudnieniu u danego pracodawcy, ale łączny czas trwania wszystkich umów przekracza progi ustawowe, bądź gdy nastąpiło przejście zakładu pracy na innego pracodawcę.
Błędne obliczanie terminów: Okres wypowiedzenia oznaczony w miesiącach kończy się w ostatnim dniu miasta, a oznaczony w tygodniach – w sobotę. Nieprawidłowe wyznaczenie daty końcowej może skutkować przeoczeniem momentu, w którym pracownik osiąga kolejny próg stażowy.
Próby skracania okresu wypowiedzenia bez podstawy prawnej: Pracodawcy czasami próbują jednostronnie skrócić okres wypowiedzenia, nie spełniając przesłanek z Kodeksu pracy (który pozwala na skrócenie okresu trzymiesięcznego do maksymalnie 1 miesiąca tylko w ściśle określonych przypadkach, np. upadłości lub likwidacji pracodawcy, z obowiązkiem wypłaty odszkodowania).

Podsumowanie i rekomendacje dla działów HR

Kwestia relacji między okresem wypowiedzenia a stażem pracy wymaga od pracodawców dużej skrupulatności. Kluczową zasadą, o której należy zawsze pamiętać, jest to, że staż pracy decydujący o długości wypowiedzenia ustala się na dzień planowanego rozwiązania stosunku pracy, uwzględniając w tym stażu również sam okres wypowiedzenia. Aby uniknąć kosztownych sporów przed sądem pracy oraz konieczności wypłaty odszkodowań, działy HR powinny:

Dokładnie weryfikować łączny staż pracy pracownika, prognozując jego stan na potencjalny dzień rozwiązania umowy jeszcze przed wręczeniem pisma o wypowiedzeniu.
W przypadku wątpliwości lub gdy termin osiągnięcia nowego progu stażowego przypada blisko końca planowanego wypowiedzenia, bezpieczniej jest od razu zastosować dłuższy okres wypowiedzenia.
Pamiętać o automatyzmie prawnym – błędne wskazanie krótszego okresu w piśmie nie skraca umowy, lecz rodzi po stronie pracownika roszczenie o wynagrodzenie za brakujący okres.

Przestrzeganie tych reguł pozwala na sprawne i zgodne z prawem przeprowadzenie procedury rozwiązania umowy o pracę, minimalizując ryzyko prawne i finansowe dla przedsiębiorstwa.