Obywatelstwo brytyjskie po brexicie a obowiązki cudzoziemca albo pracodawcy

Wyjście Zjednoczonego Królestwa z Unii Europejskiej, powszechnie znane jako brexit, wywołało rewolucję w sferze prawa migracyjnego. Brytyjczycy, którzy dotychczas korzystali ze swobody przepływu osób w ramach UE, z dnia na dzień stali się obywatelami państw trzecich. Ta zmiana statusu prawnego pociąga za sobą szereg konsekwencji zarówno dla samych cudzoziemców, jak i dla polskich pracodawców, którzy ich zatrudniają. Szczególnie skomplikowana sytuacja pojawia się wtedy, gdy cudzoziemiec ubiega się o obywatelstwo brytyjskie po brexicie lub gdy legitymuje się nim w kontaktach z polską administracją. W tym artykule szczegółowo omówimy procedury, obowiązki oraz potencjalne pułapki prawne, z jakimi mogą się mierzyć obie strony stosunku pracy.

Status prawny obywateli Wielkiej Brytanii w Polsce po brexicie

Aby dobrze zrozumieć obecną sytuację, należy podzielić obywateli Wielkiej Brytanii na dwie zasadnicze grupy. Pierwsza z nich to beneficjenci Umowy o wystąpieniu (Withdrawal Agreement). Są to osoby, które legalnie zamieszkiwały w Polsce przed zakończeniem okresu przejściowego, czyli przed 31 grudnia 2020 roku, i nadal tu przebywają. Druga grupa to osoby, które przybyły do Polski po 1 stycznia 2021 roku. Ich status jest diametralnie różny. Różnice te wpływają na zakres praw pracowniczych, procedury administracyjne oraz stopień skomplikowania procesu legalizacji pobytu.

Beneficjenci Umowy o wystąpieniu (Withdrawal Agreement)

Osoby te zachowały większość swoich dotychczasowych praw, w tym prawo do pracy bez konieczności uzyskiwania zezwolenia oraz prawo do pobytu. Warunkiem było jednak dopełnienie formalności polegającej na wymianie dotychczasowych dokumentów pobytowych (np. zaświadczenia o zarejestrowaniu pobytu obywatela UE) na nowe dokumenty. Nowa karta pobytu dla beneficjenta Umowy Wystąpienia potwierdza jego uprzywilejowany status. Choć termin na złożenie wniosku upłynął 31 grudnia 2021 roku, wojewoda wciąż może przyjąć spóźniony wniosek, jeśli cudzoziemiec wykaże uzasadnione powody opóźnienia. Warto pamiętać, że posiadanie takiego statusu zwalnia z wielu restrykcyjnych wymogów, które dotyczą osób przybywających do Polski obecnie. Status ten jest bezterminowy, o ile cudzoziemiec nie opuścił Polski na okres dłuższy niż dopuszczalny przez przepisy (co do zasady do 5 lat w przypadku stałego pobytu).

Obywatele Wielkiej Brytanii przybyli po okresie przejściowym

Brytyjczycy, którzy przyjechali do Polski po 1 stycznia 2021 roku, są traktowani na takich samych zasadach jak obywatele innych państw trzecich, np. USA czy Kanady. Ich wjazd i pobyt podlegają ogólnym przepisom ustawy o cudzoziemcach. Oznacza to, że mogą przebywać w Polsce w ramach ruchu bezwizowego (do 90 dni w każdym okresie 180-dniowym), jednak podjęcie pracy lub dłuższy pobyt wymagają uzyskania odpowiednich dokumentów, takich jak wiza, zezwolenie na pobyt czasowy oraz zezwolenie na pracę. Każdy pracodawca planujący zatrudnienie takiego pracownika musi przejść pełną procedurę legalizacyjną, co wiąże się z dodatkowym nakładem czasu i kosztów.

Obywatelstwo brytyjskie po brexicie – co zmienia w statusie cudzoziemca?

Interesującym przypadkiem jest sytuacja, w której cudzoziemiec będący obywatelem innego państwa trzeciego (np. Ukrainy lub Indii) uzyskuje obywatelstwo brytyjskie po brexicie. Taka zmiana obywatelstwa ma istotne znaczenie dla jego statusu w Polsce. Przede wszystkim, każda zmiana danych osobowych, w tym obywatelstwa, nakłada na cudzoziemca obowiązek poinformowania właściwych organów.

Jeśli cudzoziemiec posiadał już kartę pobytu wydaną na podstawie innego obywatelstwa, uzyskanie paszportu brytyjskiego wymaga zgłoszenia tego faktu wojewodzie, który wydał decyzję pobytową. Nowe obywatelstwo brytyjskie po brexicie nie daje automatycznie uprawnień beneficjenta Umowy o wystąpieniu, jeśli dana osoba nie mieszkała w Polsce jako obywatel Wielkiej Brytanii przed końcem 2020 roku. W praktyce oznacza to, że taka osoba będzie traktowana jako obywatel państwa trzeciego na zasadach ogólnych, ale jej dokumenty tożsamości muszą zostać zaktualizowane. Ponadto, posiadanie obywatelstwa brytyjskiego może wpływać na kwestie podatkowe, ubezpieczeniowe oraz ułatwienia w podróżowaniu po strefie Schengen, jednak z punktu widzenia polskiego prawa pracy i prawa migracyjnego, kluczowy pozostaje moment wjazdu i charakter pobytu w Polsce.

Obowiązki cudzoziemca – karta pobytu i postępowanie przed wojewodą

Każdy cudzoziemiec przebywający w Polsce ma obowiązek dbać o legalność swojego pobytu. W przypadku obywateli brytyjskich kluczowym organem administracji jest wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca. To przed tym organem toczą się postępowania o wydanie karty pobytu lub zezwolenia na pobyt czasowy i stały.

Procedura ubiegania się o kartę pobytu

Karta pobytu jest dokumentem potwierdzającym tożsamość cudzoziemca podczas jego pobytu w Polsce oraz uprawniającym, wraz z dokumentem podróży, do wielokrotnego przekraczania granicy bez konieczności uzyskiwania wizy. Aby ją uzyskać, należy złożyć odpowiedni wniosek do wydziału spraw cudzoziemców właściwego urzędu wojewódzkiego. Do wniosku należy dołączyć m.in. cztery aktualne fotografie, kopię ważnego paszportu brytyjskiego (oryginał do wglądu) oraz dokumenty potwierdzające cel pobytu. W zależności od celu mogą to być: umowa o pracę, potwierdzenie prowadzenia działalności gospodarczej, zaświadczenie o studiach lub dokumenty potwierdzające więzi rodzinne z obywatelem Polski lub innego państwa UE. Niezbędne jest również uiszczenie opłaty skarbowej za udzielenie zezwolenia oraz opłaty za wydanie samej karty pobytu. Podczas składania wniosku cudzoziemiec ma obowiązek złożyć odciski palców, co jest warunkiem koniecznym do wszczęcia procedury.

Co zrobić w przypadku decyzji odmownej? Procedura odwoławcza

Nie zawsze postępowanie przed wojewodą kończy się pomyślnie. W przypadku otrzymania decyzji odmownej, cudzoziemiec nie stoi na straconej pozycji. Przysługuje mu prawo do wniesienia odwołania. Odwołanie składa się do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem wojewody, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia. W piśmie odwoławczym należy precyzyjnie wskazać zarzuty wobec decyzji pierwszoinstancyjnej oraz przedstawić argumenty i dowody potwierdzające spełnienie warunków do udzielenia zezwolenia. Prawidłowo wniesione odwołanie wstrzymuje wykonanie decyzji, co oznacza, że pobyt cudzoziemca w Polsce pozostaje legalny do czasu rozstrzygnięcia sprawy przez organ drugiej instancji. Jeśli Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców podtrzyma decyzję wojewody, cudzoziemcowi przysługuje skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, jednak wniesienie skargi co do zasady nie legalizuje już dalszego pobytu, chyba że sąd wyda postanowienie o wstrzymaniu wykonania zaskarżonej decyzji.

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego obywatela Wielkiej Brytanii

Polski pracodawca, który decyduje się na zatrudnienie obywatela Wielkiej Brytanii, musi pamiętać, że ciąży na nim szereg obowiązków prawnych. Niedopełnienie ich może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi oraz prawnymi, w tym karami grzywny za nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Obowiązek weryfikacji i przechowywania dokumentów pobytowych

Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy pracodawca ma bezwzględny obowiązek żądać od niego przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski. Może to być wiza, karta pobytu lub dokument potwierdzający status beneficjenta Umowy o wystąpieniu. Pracodawca musi sporządzić kopię tego dokumentu i przechowywać ją przez cały okres zatrudnienia cudzoziemca, a także po jego zakończeniu, zgodnie z przepisami o archiwizacji akt osobowych. Jest to kluczowy element obrony w przypadku kontroli przeprowadzanej przez Straż Graniczną lub Państwową Inspekcję Pracy. Zaniedbanie tego obowiązku stanowi wykroczenie i może prowadzić do nałożenia wysokich kar finansowych na osobę działającą w imieniu pracodawcy.

Zezwolenie na pracę a zwolnienia z tego obowiązku

Kolejnym krokiem jest ustalenie, czy dany cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę. Obywatele Wielkiej Brytanii będący beneficjentami Umowy o wystąpieniu są zwolnieni z tego obowiązku. W ich przypadku wystarczy weryfikacja dokumentu pobytowego z odpowiednią adnotacją. Natomiast Brytyjczycy, którzy przybyli do Polski po brexicie, co do zasady muszą posiadać zezwolenie na pracę (np. typu A), chyba że kwalifikują się do innego rodzaju zwolnienia przewidzianego w polskich przepisach. Pracodawca musi wystąpić z wnioskiem o wydanie takiego zezwolenia do wojewody właściwego dla siedziby firmy. Procedura ta może wymagać uprzedniego przeprowadzenia tzw. testu rynku pracy, czyli uzyskania informacji od starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku pracy.

Procedura krok po kroku dla cudzoziemca i pracodawcy

Aby proces legalizacji przebiegł sprawnie i zgodnie z prawem, warto postępować według poniższego, usystematyzowanego schematu działania:

Krok 1: Weryfikacja statusu prawnego cudzoziemca. Pracodawca i cudzoziemiec wspólnie ustalają, czy pracownik wjechał do Polski przed czy po 31 grudnia 2020 roku oraz czy posiada dokumenty potwierdzające status beneficjenta Umowy o wystąpieniu.
Krok 2: Sprawdzenie ważności dokumentów tożsamości. Cudzoziemiec przedstawia ważny paszport brytyjski. Należy upewnić się, że dokument ten nie straci ważności w najbliższym czasie, gdyż procesy administracyjne mogą potrwać kilka miesięcy.
Krok 3: Przeprowadzenie testu rynku pracy (jeśli jest wymagany). Pracodawca zgłasza ofertę pracy do powiatowego urzędu pracy w celu uzyskania informacji starosty, o ile stanowisko lub status cudzoziemca nie są zwolnione z tego wymogu.
Krok 4: Złożenie wniosku o zezwolenie na pracę lub pobyt. W zależności od wybranej ścieżki, pracodawca składa wniosek o zezwolenie na pracę do wojewody, bądź cudzoziemiec składa wniosek o jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (wtedy pracodawca wypełnia Załącznik nr 1).
Krok 5: Pobranie odcisków palców i uzyskanie stempla. Cudzoziemiec udaje się do urzędu wojewódzkiego w celu dopełnienia obowiązków biometrycznych. Uzyskany stempel w paszporcie legalizuje jego pobyt na czas trwania postępowania.
Krok 6: Podpisanie umowy i zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych. Po uzyskaniu odpowiednich dokumentów (lub na podstawie stempla, jeśli przepisy na to pozwalają w danej konfiguracji), pracodawca podpisuje z cudzoziemcem umowę i w ciągu 7 dni zgłasza go do ZUS.
Krok 7: Archiwizacja i monitoring. Pracodawca przechowuje kopie dokumentów pobytowych i monitoruje ich terminy ważności, aby uniknąć sytuacji nielegalnego zatrudnienia w przyszłości.

Najczęstsze błędy i ryzyka prawne

W praktyce urzędowej i biznesowej najczęściej spotyka się następujące błędy, które mogą generować poważne ryzyka prawne dla obu stron stosunku pracy:

Przeoczenie utraty statusu obywatela UE. Wielu pracodawców błędnie zakłada, że skoro pracownik pracował w firmie od lat, to jego status się nie zmienił. Brak wymiany dokumentów unijnych na dokumenty brexitowe może prowadzić do sytuacji, w której cudzoziemiec przebywa i pracuje w Polsce nielegalnie.
Zatrudnienie na podstawie ruchu bezwizowego bez zezwolenia. Ruch bezwizowy pozwala Brytyjczykom na pobyt turystyczny lub biznesowy (np. udział w spotkaniach, konferencjach), ale nie uprawnia do wykonywania pracy na rzecz polskiego podmiotu bez odpowiedniego zezwolenia.
Niedopełnienie obowiązku informacyjnego. Cudzoziemcy często zapominają o obowiązku zgłoszenia wojewodzie zmiany paszportu, adresu zamieszkania lub pracodawcy, co może skutkować cofnięciem posiadanego zezwolenia na pobyt.
Brak aktualizacji danych w ZUS. Pracodawcy często zapominają o konieczności zgłoszenia zmiany dokumentu tożsamości pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co powoduje niezgodność danych w systemach państwowych.

Praktyczne przykłady (Case Studies)

Aby lepiej zobrazować omawiane zagadnienia, przedstawiamy dwa odmienne przypadki z praktyki polskich przedsiębiorstw.

Case Study 1: Zapomniana wymiana dokumentów pobytowych

Pan Thomas, obywatel Wielkiej Brytanii, mieszka i pracuje w Krakowie od 2017 roku. Posiadał zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu obywatela UE wydane w 2018 roku. Thomas był przekonany, że skoro mieszka w Polsce od lat, brexit go nie dotyczy w sposób bezpośredni. Jego pracodawca również nie zweryfikował statusu pracownika po 31 grudnia 2020 roku. Podczas rutynowej kontroli przeprowadzonej przez Straż Graniczną w 2023 roku okazało się, że Thomas nie dokonał wymiany dokumentów na nową kartę pobytu beneficjenta Umowy Wystąpienia. W efekcie jego pobyt i praca zostały uznane za nielegalne. Pracodawca został ukarany grzywną w wysokości 5 000 złotych za powierzenie pracy cudzoziemcowi bez ważnego dokumentu pobytowego, a Thomas musiał niezwłocznie złożyć wniosek o uregulowanie statusu, wykazując, że opóźnienie wynikało z nieświadomości i braku precyzyjnych informacji ze strony kadr.

Case Study 2: Prawidłowe zatrudnienie specjalisty po brexicie

Pani Sarah, obywatelka Wielkiej Brytanii, została zrekrutowana przez gdańską firmę logistyczną w 2022 roku jako ekspert ds. rynków międzynarodowych. Ponieważ Sarah nigdy wcześniej nie mieszkała w Polsce, nie mogła skorzystać z przywilejów Umowy o wystąpieniu. Pracodawca podszedł do sprawy profesjonalnie. Najpierw wystąpił do Wojewody Pomorskiego o wydanie zezwolenia na pracę typu A. Po uzyskaniu zezwolenia, Sarah złożyła wniosek o wizę pracowniczą w konsulacie RP w Londynie. Po przyjeździe do Gdańska, na podstawie wizy i zezwolenia na pracę, została legalnie zatrudniona. Następnie, wspólnie z działem HR, złożyła wniosek o kartę pobytu czasowego. Dzięki zachowaniu wszystkich procedur i terminów, zarówno Sarah, jak i her pracodawca uniknęli jakichkolwiek problemów prawnych, a kolejna kontrola PIP potwierdziła pełną legalność zatrudnienia.

Podsumowanie i rekomendacje dla pracodawców i cudzoziemców

Kwestia legalizacji pobytu i pracy obywateli Wielkiej Brytanii po brexicie wymaga skrupulatności i znajomości dynamicznie zmieniających się przepisów. Kluczem do sukcesu jest dokładna weryfikacja daty pierwszego wjazdu cudzoziemca do Polski oraz posiadanych przez niego dokumentów. Zarówno cudzoziemiec, jak i pracodawca powinni ściśle ze sobą współpracować na każdym etapie procedury przed wojewodą. W przypadku napotkania trudności administracyjnych lub otrzymania negatywnej decyzji, warto niezwłocznie skorzystać z procedury odwoławczej, pamiętając o rygorystycznym 14-dniowym terminie na złożenie odwołania do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Stabilność zatrudnienia i bezpieczeństwo prawne przedsiębiorstwa zależą bezpośrednio od rzetelnego podejścia do tych obowiązków. Regularne audyty akt osobowych cudzoziemców oraz śledzenie zmian w przepisach to najlepsza polisa ubezpieczeniowa dla każdego polskiego przedsiębiorcy zatrudniającego kadrę z Wielkiej Brytanii.