Wypowiedzenie umowy o praktyki za porozumieniem stron a obowiązki pracodawcy

Tematyka praktyk absolwenckich, studenckich oraz uczniowskich budzi wiele wątpliwości prawnych, szczególnie w momencie, gdy dochodzi do przedwczesnego zakończenia współpracy między organizatorem praktyki a praktykantem. Często w języku potocznym oraz w zapytaniach kierowanych do działów kadr pojawia się sformułowanie „wypowiedzenie umowy o praktyki za porozumieniem stron”. Z punktu widzenia teorii prawa zwrot ten zawiera w sobie sprzeczność, gdyż wypowiedzenie jest jednostronną czynnością prawną, natomiast porozumienie stron wymaga zgodnego oświadczenia woli obu partnerów. W praktyce jednak chodzi o polubowne, dwustronne rozwiązanie stosunku prawnego łączącego praktykanta z pracodawcą. Niniejszy artykuł szczegółowo omawia mechanizmy takiego rozwiązania, analizuje obowiązki ciążące na pracodawcy oraz wskazuje, jak uniknąć najczęstszych błędów, które mogą skutkować sporami przed sądem pracy lub sądem cywilnym.

Rozwiązanie umowy o praktyki a wypowiedzenie – podstawowe różnice

Aby dobrze zrozumieć obowiązki pracodawcy przy zakończeniu praktyk, należy najpierw precyzynie rozróżnić tryby rozwiązania umowy. Umowa o praktyki absolwenckie, regulowana Ustawą z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, może zostać rozwiązana na trzy podstawowe sposoby: z upływem czasu, na jaki została zawarta, poprzez jednostronne wypowiedzenie oraz na mocy porozumienia stron. Jednostronne wypowiedzenie umowy o praktyki jest uprawnieniem, które przysługuje każdej ze stron, jednak jego zasady różnią się w zależności od tego, czy praktyka jest odpłatna, czy nieodpłatna. W przypadku praktyki nieodpłatnej, umowa może być wypowiedziana w każdym czasie ze skutkiem natychmiastowym. Przy praktykach odpłatnych obowiązuje siedmiodniowy termin wypowiedzenia, chyba że strony w umowie określiły inny termin.

Z kolei rozwiązanie umowy za porozumieniem stron to elastyczna procedura, która pozwala na zakończenie współpracy w dowolnie wybranym momencie, bez konieczności zachowania ustawowych czy umownych terminów wypowiedzenia. Wymaga to jednak pełnej zgody zarówno praktykanta, jak i pracodawcy (organizatora praktyk). Porozumienie stron eliminuje ryzyko nagłego zerwania współpracy i pozwala na spokojne przekazanie obowiązków oraz rozliczenie się z powierzonego mienia. Warto pamiętać, że choć potocznie używa się pojęcia „wypowiedzenie umowy o praktyki za porozumieniem stron”, to w dokumentacji kadrowej należy posługiwać się terminem „rozwiązanie umowy o praktyki na mocy porozumienia stron”.

Rodzaje praktyk a reżim prawny – kogo dotyczą przepisy?

Obowiązki pracodawcy przy rozwiązaniu umowy zależą w głównej mierze od rodzaju odbywanej praktyki. W polskim systemie prawnym wyróżniamy trzy główne kategorie praktyk:

Praktyki absolwenckie: Dotyczą osób, które ukończyły co najmniej gimnazjum lub ośmioletnią szkołę podstawową i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyły 30. roku życia. Reguluje je wspomniana ustawa o praktykach absolwenckich. Umowa ta ma charakter cywilnoprawny, co oznacza, że nie stosuje się do niej większości przepisów Kodeksu pracy, z wyjątkiem nielicznych regulacji dotyczących m.in. równego traktowania oraz przepisów BHP.
Praktyki studenckie i uczniowskie: Są elementem programu kształcenia szkoły wyższej lub średniej. Ich organizacja opiera się na porozumieniu trójstronnym zawieranym pomiędzy uczelnią (szkołą), studentem (uczniem) a pracodawcą. Rozwiązanie takiej umowy za porozumieniem stron wymaga ścisłego współdziałania z placówką edukacyjną.
Praktyczna nauka zawodu (młodociani): Dotyczy pracowników młodocianych i opiera się na umowie o pracę w celu przygotowania zawodowego. Jest to klasyczny stosunek pracy regulowany przepisami Kodeksu pracy. W tym przypadku rozwiązanie umowy za porozumieniem stron podlega rygorystycznym przepisom prawa pracy, a ewentualne spory rozstrzyga wyłącznie sąd pracy.

Obowiązki pracodawcy przy rozwiązaniu umowy o praktyki absolwenckie

Rozwiązanie umowy o praktyki absolwenckie na mocy porozumienia stron nakłada na podmiot przyjmujący (pracodawcę) określone obowiązki. Choć umowa ta nie jest umową o pracę, pracodawca nie może po prostu pożegnać się z praktykantem bez dopełnienia formalności. Do najważniejszych obowiązków należą:

1. Wydanie pisemnego zaświadczenia o odbyciu praktyki

Zgodnie z art. 5 ustawy o praktykach absolwenckich, podmiot przyjmujący na praktykę jest zobowiązany wydać praktykantowi na piśmie zaświadczenie o odbyciu praktyki. Dokument ten musi określać rodzaj pracy wykonywanej przez praktykanta oraz umiejętności nabyte w jej trakcie. Jest to odpowiednik świadectwa pracy, jednak nie zawiera informacji o trybie rozwiązania umowy, chyba że strony wyraźnie tego chcą. Zaświadczenie powinno zostać wydane niezwłocznie po rozwiązaniu umowy – najlepiej w dniu, w którym porozumienie stron wchodzi w życie. Brak wydania tego dokumentu stanowi naruszenie obowiązków ustawowych i może być podstawą do roszczeń odszkodowawczych ze strony praktykanta na drodze cywilnej.

2. Proporcjonalne rozliczenie wynagrodzenia

Jeżeli umowa o praktyki miała charakter odpłatny, pracodawca ma obowiązek wypłacić praktykantowi wynagrodzenie. W przypadku rozwiązania umowy w trakcie miesiąca na mocy porozumienia stron, wysokość świadczenia pieniężnego musi zostać obliczona proporcjonalnie do liczby dni przepracowanych w danym miesiącu. Warto precyzyjnie określić kwotę rozliczenia w treści samego porozumienia, aby uniknąć późniejszych sporów interpretacyjnych. Przypominamy, że maksymalna wysokość miesięcznego świadczenia pieniężnego dla praktykanta nie może przekraczać dwukrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na dany rok.

3. Zwrot mienia powierzonego i cofnięcie uprawnień

Praktykant w trakcie odbywania praktyki często korzysta z narzędzi pracy należących do pracodawcy, takich jak laptop, telefon komórkowy, klucze do biura czy karty dostępu. W momencie rozwiązania umowy za porozumieniem stron pracodawca powinien sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy. Ponadto, ze względów bezpieczeństwa danych osobowych (RODO) oraz tajemnicy przedsiębiorstwa, pracodawca musi niezwłocznie cofnąć wszelkie uprawnienia i dostępy do systemów informatycznych, skrzynek mailowych oraz baz danych, które zostały przydzielone praktykantowi na czas trwania praktyki.

4. Archiwizacja dokumentacji

Dokumentacja związana z odbywaniem praktyk absolwenckich powinna być przechowywana przez pracodawcę dla celów dowodowych oraz kontrolnych (np. na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy). Choć przepisy nie nakazują przechowywania tych akt przez tak długi okres jak akt osobowych pracowników (który wynosi obecnie 10 lub 50 lat), bezpiecznym rozwiązaniem jest archiwizowanie dokumentacji praktykanta przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych, czyli co najmniej przez 3 lata od dnia zakończenia praktyki.

Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne praktykanta przy rozwiązaniu umowy

Ważnym aspektem, o którym pracodawca musi pamiętać przy rozwiązywaniu umowy o praktyki absolwenckie, są kwestie związane z ubezpieczeniami w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Zgodnie z polskimi przepisami, przychody z tytułu umowy o praktyki absolwenckie (zarówno odpłatne, jak i nieodpłatne) nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe). Oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku zgłaszania praktykanta do tych ubezpieczeń ani odprowadzania od jego wynagrodzenia stosownych składek.

Sytuacja wygląda jednak inaczej w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli praktykant nie posiada innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego (np. nie jest zgłoszony jako członek rodziny, nie studiuje lub nie uczy się do 26. roku życia), pracodawca może mieć obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacania składki zdrowotnej. W momencie, gdy następuje rozwiązanie umowy o praktyki za porozumieniem stron, pracodawca ma obowiązek wyrejestrować praktykanta z ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS na formularzu ZUS ZWUA w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od dnia rozwiązania umowy. Niedopełnienie tego obowiązku w terminie stanowi wykroczenie i może skutkować nałożeniem kary grzywny przez ZUS.

Zasady równego traktowania i BHP a zakończenie praktyk

Mimo że praktykant odbywający praktyki absolwenckie nie jest formalnie pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, ustawa o praktykach absolwenckich nakłada na pracodawcę obowiązek stosowania wybranych przepisów prawa pracy. Dotyczy to w szczególności przepisów o równego traktowaniu w zatrudnieniu (art. 18^3a - 18^3e Kodeksu pracy) oraz przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP).

Pracodawca must zapewnić praktykantowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a także przeszkolić go w zakresie BHP przed dopuszczeniem do wykonywania zadań. W kontekście rozwiązania umowy za porozumieniem stron, zasada równego traktowania oznacza, że decyzja o zakończeniu współpracy nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego (np. ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię czy orientację seksualną). Gdyby praktykant wykazał, że propozycja rozwiązania umowy za porozumieniem stron została mu przedstawiona z przyczyn dyskryminacyjnych, a odmowa podpisania porozumienia skutkowałaby gorszym traktowaniem, mógłby on dochodzić odszkodowania przed sądem powszechnym na zasadach zbliżonych do tych, jakie przysługują pracownikom.

Praktyczna nauka zawodu młodocianych – szczególne wymogi Kodeksu pracy

Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy umowa dotyczy praktycznej nauki zawodu realizowanej przez pracownika młodocianego. Taka umowa jest umową o pracę, a młodociany posiada status pracownika. Rozwiązanie takiej umowy za porozumieniem stron jest prawnie dopuszczalne, jednak wymaga zachowania szczególnych procedur:

Zgoda przedstawiciela ustawowego: Ponieważ pracownik młodociany zazwyczaj nie posiada pełnej zdolności do czynności prawnych, na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron zgodę musi wyrazić jego rodzic lub opiekun prawny.
Powiadomienie szkoły i cechu rzemiosł: Pracodawca ma obowiązek poinformować szkołę, do której uczęszcza młodociany, o rozwiązaniu umowy. Jeśli umowa była zawierana w celu przygotowania zawodowego u rzemieślnika, należy również powiadomić właściwy cech rzemiosł.
Wydanie świadectwa pracy: W tym przypadku pracodawca nie wydaje zwykłego zaświadczenia o praktykach, lecz pełnoprawne świadectwo pracy, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Kiedy sprawa może trafić przed sąd pracy?

Choć praktyki absolwenckie opierają się na umowie cywilnoprawnej, istnieje ryzyko, że spór między praktykantem a pracodawcą trafi przed sąd pracy. Najczęstszą przyczyną takich sytuacji jest tzw. reklasyfikacja umowy. Jeśli praktykant wykonywał pracę w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy (czyli pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem), może on wystąpić do sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy. Sąd pracy bada wówczas rzeczywisty charakter świadczonej pracy, a nie nazwę umowy. Jeżeli sąd uzna, że praktyka była w rzeczywistości zwykłą pracą etatową, pracodawca będzie musiał ponieść poważne konsekwencje finansowe, w tym opłacić zaległe składki ZUS, wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy oraz dostosować tryb rozwiązania umowy do przepisów Kodeksu pracy.

Procedura rozwiązania umowy za porozumieniem stron – krok po kroku

Aby proces rozwiązania umowy o praktyki przebiegł sprawnie i zgodnie z prawem, pracodawca powinien postępować według następującej procedury:

Inicjatywa i negocjacje: Każda ze stron może wystąpić z propozycją rozwiązania umowy za porozumieniem stron. Należy uzgodnić kluczowe warunki, w tym dokładną datę zakończenia praktyki oraz kwestię rozliczeń finansowych.
Sporządzenie dokumentu porozumienia: Porozumienie musi mieć formę pisemną. W dokumencie należy wskazać dane stron, datę zawarcia umowy o praktyki, oświadczenie o zgodnym rozwiązaniu umowy z określonym dniem oraz zapis o braku dalszych roszczeń.
Podpisanie dokumentu: Dokument musi zostać podpisany przez upoważnionego reprezentanta pracodawcy oraz praktykanta (lub jego opiekuna prawnego w przypadku młodocianego).
Rozliczenie i zwrot sprzętu: Praktykant zwraca powierzone mienie, a pracodawca blokuje dostępy do systemów IT.
Wydanie zaświadczenia: Pracodawca sporządza i wręcza praktykantowi zaświadczenie o odbyciu praktyki.

Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców

Pracodawcy, chcąc szybko zakończyć współpracę z praktykantem, popełniają błędy, które mogą generować ryzyko prawne. Do najczęstszych uchybień należą:

Rozwiązanie umowy w formie ustnej: Brak formy pisemnej dla porozumienia stron może prowadzić do trudności dowodowych i kwestionowania faktu zakończenia praktyki.
Zatrzymanie zaświadczenia o praktykach: Pracodawca nie może uzależniać wydania zaświadczenia od zwrotu sprzętu czy innych rozliczeń. Zaświadczenie musi zostać wydane bezwarunkowo.
Niewłaściwe rozliczenie finansowe: Błędne obliczenie wynagrodzenia za niepełny miesiąc pracy praktykanta.
Ignorowanie statusu młodocianego: Traktowanie młodocianego pracownika jak zwykłego praktykanta absolwenckiego i pomijanie rygorów Kodeksu pracy.

Praktyczny przykład rozwiązania umowy o praktyki

Pani Anna odbywała odpłatną praktykę absolwencką w firmie marketingowej na podstawie umowy zawartej na okres od 1 maja do 31 lipca. W połowie czerwca pani Anna otrzymała propozycję stałego zatrudnienia w innej firmie i zwróciła się do pracodawcy z prośbą o rozwiązanie umowy o praktyki za porozumieniem stron z dniem 20 czerwca. Pracodawca wyraził zgodę. Strony sporządziły pisemne porozumienie, w którym określiły datę zakończenia współpracy na 20 czerwca oraz ustaliły, że wynagrodzenie za czerwiec zostanie wypłacone proporcjonalnie do przepracowanych 20 dni. W dniu 20 czerwca pani Anna zwróciła laptop służbowy, a pracodawca wręczył jej pisemne zaświadczenie o odbyciu praktyki, w którym szczegółowo opisał nabyte przez nią umiejętności z zakresu prowadzenia kampanii reklamowych w mediach społecznościowych. Dzięki temu współpraca zakończyła się bezkonfliktowo, a obie strony dopełniły wszystkich wymogów prawnych.

Podsumowanie – o czym musi pamiętać każdy pracodawca?

Rozwiązanie umowy o praktyki za porozumieniem stron to najbezpieczniejszy i najbardziej ugodowy sposób na zakończenie współpracy z praktykantem. Kluczem do sukcesu jest dbałość o formę pisemną dokumentów oraz terminowe wywiązanie się z obowiązków, takich jak wydanie zaświadczenia o odbyciu praktyki oraz proporcjonalne rozliczenie należnego wynagrodzenia. Prawidłowo przeprowadzona procedura chroni pracodawcę przed zarzutami naruszenia przepisów i pozwala zachować dobre relacje z wchodzącymi na rynek pracy specjalistami.