Wypowiedzenie umowy o pracę na okresie próbnym a obowiązki pracodawcy

Umowa o pracę na okres próbny stanowi dla pracodawcy i pracownika czas na wzajemne poznanie swoich oczekiwań, umiejętności oraz specyfiki pracy na danym stanowisku. Z punktu widzenia pracodawcy jest to kluczowy instrument rekrutacyjny, pozwalający na minimalizację ryzyka związanego z zatrudnieniem nieodpowiedniej osoby. Choć rozwiązanie takiego stosunku prawnego kojarzy się z mniejszym rygorem formalnym niż w przypadku umowy na czas nieokreślony, polskie prawo pracy nakłada na pracodawcę szereg istotnych i bezwzględnie obowiązujących powinności. Naruszenie przepisów dotyczących okresów wypowiedzenia, formy pisemnej, ochrony szczególnej niektórych grup pracowników czy obowiązku wydania świadectwa pracy może skutkować skierowaniem sprawy do sądu pracy, co generuje dodatkowe koszty i ryzyko wizerunkowe dla przedsiębiorstwa. W niniejszym artykule szczegółowo omawiamy obowiązki pracodawcy w procesie wypowiadania umowy na okres próbny, analizujemy najczęstsze błędy oraz wskazujemy, jak przeprowadzić tę procedurę w sposób w pełni zgodny z obowiązującym prawem.

1. Istota i cel umowy o pracę na okres próbny w polskim prawie pracy

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, umowę o pracę na okres próbny zawiera się na czas nieprzekraczający 3 miesięcy. Jej jedynym i wyłącznym celem jest sprawdzenie kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. Warto jednak pamiętać o istotnych zmianach w prawie pracy, które weszły w życie w kwietniu 2023 roku, wdrażając unijne dyrektywy (tzw. dyrektywę rodzicielską oraz dyrektywę w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy). Nowelizacja ta wprowadziła ścisłe powiązanie dopuszczalnej długości trwania umowy na okres próbny z planowanym czasem trwania kolejnej umowy o pracę, którą pracodawca zamierza zawrzeć z pracownikiem po zakończeniu okresu próbnego.

Obecnie, zgodnie z art. 25 Kodeksu pracy, umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:

1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Strony mogą jednokrotnie wydłużyć te okresy (odpowiednio do 2 lub 3 miesięcy), jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Dodatkowo, w treści umowy o pracę na okres próbny można wprowadzić zapis o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. zwolnienia lekarskiego). Te nowe regulacje sprawiają, że pracodawca musi wykazać się dużą ostrożnością już na etapie konstruowania samej umowy, co bezpośrednio rzutuje na późniejsze procedury związane z jej ewentualnym wypowiedzeniem.

2. Okresy wypowiedzenia umowy na okres próbny i zasady ich obliczania

Rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem jest jednym z podstawowych sposobów zakończenia tego stosunku prawnego. Długość okresu wypowiedzenia jest bezpośrednio uzależniona od czasu, na jaki umowa została zawarta. Zgodnie z art. 34 Kodeksu pracy, okresy te kształtują się następująco:

3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Sposób obliczania tych terminów bywa skomplikowany i stanowi częste źródło błędów popełnianych przez działy kadr i płac. Warto zatem szczegółowo omówić zasady rządzące poszczególnymi okresami wypowiedzenia:

Wypowiedzenie 3-dniowe

Przy okresie wypowiedzenia wynoszącym 3 dni robocze, bieg wypowiedzenia rozpoczyna się w dniu następującym po dniu, w którym pracownikowi doręczono oświadczenie woli o wypowiedzeniu. Do dni roboczych zalicza się wszystkie dni od poniedziałku do soboty, z wyłączeniem niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy. Jeśli pracodawca wręczy wypowiedzenie w czwartek, trzydniowy okres wypowiedzenia upłynie w poniedziałek (piątek to pierwszy dzień, sobota to drugi dzień, niedziela nie jest wliczana, poniedziałek to trzeci dzień).

Wypowiedzenie tygodniowe i dwutygodniowe

Zgodnie z ogólnymi zasadami Kodeksu pracy (art. 30 § 2(1)), okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. W przypadku umowy na okres próbny, okresy wyrażone w tygodniach (1 tydzień lub 2 tygodnie) zawsze kończą się w sobotę. Oznacza to, że niezależnie od tego, w którym dniu tygodnia pracodawca wręczy pracownikowi wypowiedzenie (np. w poniedziałek, środę czy piątek), okres wypowiedzenia upłynie w najbliższą sobotę (przy okresie 1 tygodnia) lub w sobotę przypadającą po pełnych dwóch tygodniach. Wręczenie wypowiedzenia w poniedziałek oznacza, że pracownik będzie pracował jeszcze do najbliższej soboty, co w praktyce wydłuża realny czas trwania wypowiedzenia.

3. Obowiązki pracodawcy przy wypowiedzeniu umowy o pracę na okresie próbnym

Podejmując decyzję o rozstaniu z pracownikiem na etapie weryfikacji jego umiejętności, pracodawca musi pamiętać, że samo wręczenie dokumentu nie kończy sprawy. Istnieje katalog obowiązków formalnych i prawnych, których bezwzględnie należy dopełnić, aby proces ten przebiegł zgodnie z prawem.

Zachowanie formy pisemnej

Oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę na okres próbny powinno mieć formę pisemną. Jest to wymóg o charakterze porządkowym (art. 30 § 3 Kodeksu pracy). Oznacza to, że wypowiedzenie złożone ustnie, za pośrednictwem wiadomości SMS, komunikatora internetowego czy zwykłego e-maila (bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego) będzie skuteczne – doprowadzi do rozwiązania umowy – ale będzie wadliwe prawnie. Pracownik uzyska wówczas pełne prawo do odwołania się do sądu pracy i żądania odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy.

Prawidłowa treść dokumentu wypowiedzenia

Pismo wypowiadające umowę musi zawierać określone elementy konstrukcyjne. Do kluczowych należą: dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika, data i miejsce sporządzenia pisma, jednoznaczne oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy o pracę na okres próbny ze wskazaniem daty jej zawarcia, określenie długości okresu wypowiedzenia oraz wskazanie daty, w której umowa ulegnie rozwiązaniu.

Pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy

Niezbędnym elementem każdego wypowiedzenia umowy o pracę jest pouczenie pracownika o przysługującym mu prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 Kodeksu pracy). Pouczenie to musi być sformułowane w sposób jasny i precyzyjny. Powinno zawierać informację o terminie na wniesienie odwołania, który wynosi 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę, oraz wskazywać właściwy rzeczowo i miejscowo sąd pracy (np. Sąd Rejonowy – Sąd Pracy w danym mieście). Brak takiego pouczenia nie powoduje nieważności samego wypowiedzenia, ale stanowi poważne naruszenie przepisów prawa pracy i ułatwia pracownikowi złożenie wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania przed sądem, nawet po upływie ustawowych 21 dni.

Czy pracodawca musi uzasadniać wypowiedzenie umowy na okres próbny?

W polskim prawie pracy obowiązuje ogólna zasada, że pracodawca nie ma obowiązku uzasadniania wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny. Obowiązek wskazania konkretnej, prawdziwej i jasnej przyczyny wypowiedzenia dotyczy umów zawartych na czas określony oraz na czas nieokreślony. Istnieją jednak bardzo ważne wyjątki od tej reguły, na które pracodawcy muszą uważać:

Zarzut dyskryminacji lub działań odwetowych – jeśli pracownik wykaże przed sądem uprawdopodobnienie, że wypowiedzenie umowy na okres próbny było formą dyskryminacji (np. ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, orientację seksualną) lub odwetem za skorzystanie z uprawnień pracowniczych (np. wnioskowanie o elastyczną organizację pracy), wówczas ciężar dowodu zostaje przeniesiony na pracodawcę. Pracodawca będzie musiał udowodnić przed sądem pracy, że przy podejmowaniu decyzji o zwolnieniu kierował się wyłącznie obiektywnymi, merytorycznymi przesłankami związanymi z pracą.
Wniosek pracownika o podanie przyczyny – zgodnie z nowymi przepisami, pracownik, który uważa, że rozwiązanie umowy na okres próbny nastąpiło z powodu dochodzenia przez niego swoich praw, ma prawo w terminie 7 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia złożyć wniosek o wskazanie przyczyny rozwiązania umowy. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pisemnej odpowiedzi w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

4. Ochrona przed wypowiedzeniem umowy na okresie próbnym

Choć umowa na okres próbny ma z założenia charakter przejściowy, ustawodawca otoczył niektóre grupy pracowników szczególną ochroną przed zwolnieniem. Pracodawca planujący wypowiedzenie umowy musi bezwzględnie zweryfikować, czy dany pracownik nie podlega pod jeden z poniższych przepisów ochronnych:

Ochrona kobiet w ciąży i pracowników na urlopach macierzyńskich

Zgodnie z art. 177 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, a także w okresie urlopu macierzyńskiego pracownicy (oraz pracownika-ojca korzystającego z urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego), chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy (tzw. zwolnienie dyscyplinarne), a reprezentująca pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy. Co niezwykle istotne, umowa o pracę zawarta na okres próbny przekraczający 1 miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu z mocy prawa do dnia porodu. Zasada ta nie dotyczy umów na okres próbny zawartych na czas do 1 miesiąca.

Ochrona w czasie usprawiedliwionej nieobecności (zwolnienie lekarskie L4)

Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. choroby potwierdzonej zwolnieniem lekarskim), jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Oznacza to, że jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, pracodawca nie może skutecznie wręczyć mu ani wysłać pocztą wypowiedzenia umowy o pracę. Wypowiedzenie wysłane pocztą i odebrane przez pracownika w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego będzie wadliwe prawnie i może zostać skutecznie zaskarżone do sądu pracy.

5. Prawa pracownika w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia pracownik nadal pozostaje w stosunku pracy i zachowuje wszystkie dotychczasowe prawa oraz obowiązki. Pracodawca ma jednak do dyspozycji dwa kluczowe narzędzia prawne, które ułatwiają zarządzanie procesem rozstania:

Skierowanie na urlop wypoczynkowy

Zgodnie z art. 167(1) Kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku zgoda pracownika nie jest wymagana. Pracodawca może jednostronnie podjąć decyzję o wysłaniu pracownika na urlop wypoczynkowy (zarówno zaległy, jak i proporcjonalny za bieżący rok), co pozwala uniknąć konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop po zakończeniu umowy.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Na mocy art. 36(2) Kodeksu pracy, pracodawca może jednostronnie zwolnić pracownika z obowiązku wykonywania pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia obliczanego tak jak za urlop wypoczynkowy. Rozwiązanie to jest niezwykle popularne i praktyczne, zwłaszcza w sytuacjach, gdy dalsza obecność pracownika w firmie mogłaby negatywnie wpływać na atmosferę w zespole, bezpieczeństwo danych poufnych lub tajemnic przedsiębiorstwa. Pracodawca może w każdej chwili cofnąć takie zwolnienie, o ile zastrzegł sobie taką możliwość, choć w praktyce rzadko się to zdarza.

6. Obowiązek wydania świadectwa pracy i rozliczenia finansowe

Rozwiązanie stosunku pracy nakłada na pracodawcę bezwzględny obowiązek niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy (art. 97 Kodeksu pracy). Jest to dokument o charakterze ściśle sformalizowanym, potwierdzający fakt zatrudnienia, jego okres, rodzaj wykonywanej pracy oraz tryb rozwiązania umowy.

Termin na wydanie świadectwa pracy

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy (czyli w ostatnim dniu okresu wypowiedzenia). Jeżeli z przyczyn obiektywnych (np. nieobecność pracownika w pracy, dziań wolny od pracy w firmie) wydanie dokumentu w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca jest zobowiązany w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy przesłać świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczyć je w inny sposób.

Sankcje za brak wydania lub błędne świadectwo pracy

Niewydanie świadectwa pracy w terminie, wydanie go z opóźnieniem lub sporządzenie dokumentu o błędnej treści stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy). Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może nałożyć na pracodawcę lub osobę odpowiedzialną za sprawy kadrowe karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Ponadto, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 Kodeksu pracy). Odszkodowanie to przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż za 6 tygodni.

7. Najczęstsze błędy pracodawców przy wypowiadaniu umowy na okres próbny

Analiza sporów przed sądami pracy pozwala na zidentyfikowanie najczęstszych błędów proceduralnych popełnianych przez pracodawców. Unikanie tych uchybień pozwala na bezkonfliktowe i bezpieczne zakończenie współpracy:

Błędne obliczenie długości okresu wypowiedzenia – najczęstszy błąd dotyczy umów na okres próbny dłuższy niż 2 tygodnie. Pracodawcy często zapominają, że okresy tygodniowe muszą kończyć się w sobotę, i wskazują w pismach błędne daty zakończenia stosunku pracy.
Naruszenie zakazu wypowiadania umowy podczas nieobecności – próby doręczenia wypowiedzenia pracownikowi przebywającemu na zwolnieniu lekarskim lub urlopie wypoczynkowym.
Wadliwa forma doręczenia – wysyłanie wypowiedzenia zwykłym e-mailem, wiadomością na komunikatorze (Slack, Teams, WhatsApp) bez opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Brak wymaganego pouczenia o sądzie pracy – pominięcie informacji o prawie, terminie (21 dni) oraz miejscu wniesienia odwołania do sądu pracy.
Nieterminowe wydanie świadectwa pracy – zwłaszcza w sytuacjach konfliktowych, gdy pracodawca wstrzymuje wydanie dokumentu do czasu „rozliczenia się” pracownika z powierzonego mienia (np. zwrotu laptopa czy telefonu), co jest działaniem całkowicie bezprawnym.

8. Praktyczny przykład (Kazus)

Spółka „Alfa” zatrudniła panią Annę na stanowisku specjalisty ds. marketingu na podstawie umowy o pracę na okres próbny wynoszący 3 miesiące. Umowa została zawarta na okres od 1 lutego do 30 kwietnia. Po dwóch miesiącach pracy, w dniu 2 kwietnia (środa), bezpośredni przełożony pani Anny uznał, że jej zaangażowanie i efekty pracy nie spełniają oczekiwań firmy. Pracodawca postanowił wypowiedzieć umowę o pracę. Ponieważ umowa na okres próbny została zawarta na 3 miesiące, okres wypowiedzenia wynosił 2 tygodnie. Pracodawca sporządził pisemne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, które zawierało: jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia, wskazanie, że okres wypowiedzenia upłynie w sobotę, 19 kwietnia, oraz prawidłowe pouczenie o prawie wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego Wydziału Pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia pisma. Pismo zostało wręczone pani Annie osobiście w biurze w dniu 2 kwietnia. Pracownica podpisała kopię dokumentu, potwierdzając jego odbiór i datę. Pracodawca podjął decyzję o zwolnieniu pani Anny z obowiązku świadczenia pracy od dnia 3 kwietnia do końca okresu wypowiedzenia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Ponieważ ostatni dzień zatrudnienia (19 kwietnia) przypadał w sobotę, kiedy dział kadr był nieczynny, pracodawca przygotował świadectwo pracy z wyprzedzeniem i wysłał je pani Annie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru w poniedziałek, 21 kwietnia. Cała procedura została przeprowadzona wzorowo, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, co wykluczyło jakiekolwiek ryzyko prawne dla spółki „Alfa”.

9. Podsumowanie i rekomendacje dla pracodawców

Wypowiedzenie umowy o pracę na okresie próbnym, choć z założenia prostsze pod względem merytorycznym niż w przypadku umów terminowych czy bezterminowych, wymaga od pracodawcy rygorystycznego przestrzegania procedur formalnych. Przepisy prawa pracy chronią pracowników przed samowolą zatrudniających, dlatego każde uchybienie – od błędnego wyliczenia okresu wypowiedzenia, przez brak formy pisemnej, aż po nieterminowe wydanie świadectwa pracy – może stać się podstawą do skutecznego powództwa przed sądem pracy. Rekomenduje się, aby działy HR oraz kadra zarządzająca regularnie aktualizowały swoją wiedzę z zakresu prawa pracy, korzystały ze sprawdzonych szablonów dokumentów oraz dbały o rzetelne dokumentowanie każdego etapu rozstania z pracownikiem. Transparentność, zgodność z prawem i szacunek dla zwalnianego pracownika to najlepsza polisa ubezpieczeniowa dla każdego przedsiębiorcy.