Okres wypowiedzenia na okresie probnym: podstawa prawna i praktyka

Umowa o pracę na okres próbny to jedna z najpopularniejszych form nawiązywania stosunku pracy w Polsce. Jej głównym celem jest umożliwienie pracodawcy sprawdzenia kwalifikacji pracownika i jego przydatności do wykonywania określonego rodzaju pracy, a pracownikowi – zapoznanie się z warunkami panującymi w nowym zakładzie pracy. Choć umowa ta ma ze swojej natury charakter przejściowy i terminowy, ustawodawca przewidział możliwość jej wcześniejszego rozwiązania za wypowiedzeniem. Zasady regulujące tę kwestię są ściśle określone w Kodeksie pracy, a ich nieznajomość może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla obu stron stosunku pracy. W niniejszej analizie szczegółowo omawiamy długość okresów wypowiedzenia, metody ich prawidłowego obliczania, obowiązki stron oraz najczęściej popełniane błędy w praktyce kadrowej.

Podstawa prawna – jak Kodeks pracy reguluje okres próbny?

Kwestie związane z umową na okres próbny oraz jej wypowiedzeniem regulują przede wszystkim przepisy działu drugiego Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 25 § 2 Kodeksu pracy, umowę o pracę na okres próbny zawiera się na czas nieprzekraczający 3 miesięcy, z zastrzeżeniem określonych wyjątków wprowadzonych przez najnowsze nowelizacje prawa pracy. Nowe przepisy, które weszły w życie w kwietniu 2023 roku, dostosowały polskie prawo do dyrektywy unijnej w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Obecnie długość okresu próbnego powinna być współmierna do przewidywanego czasu trwania umowy o pracę na czas określony, jaka ma być zawarta po zakończeniu okresu próbnego.

Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów, umowę na okres próbny można zawrzeć na czas nieprzekraczający:

1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy;
3 miesięcy – w pozostałych przypadkach, np. gdy planowana jest umowa na czas nieokreślony lub na czas określony wynoszący co najmniej rok.

Strony mogą także jednokrotnie uzgodnić w umowie, że okres próbny przedłuża się o czas urlopu pracownika, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Te nowe regulacje mają kluczowe znaczenie dla ustalenia, jaki okres wypowiedzenia będzie miał zastosowanie w danym przypadku, ponieważ długość okresu wypowiedzenia zależy bezpośrednio od czasu, na jaki umowa została zawarta.

Długość okresu wypowiedzenia umowy na okres próbny

Zgodnie z art. 34 Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny wynosi odpowiednio:

3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Warto zwrócić uwagę na sformułowanie użyte przez ustawodawcę. Długość okresu wypowiedzenia zależy od okresu próbnego określonego w umowie (czyli od czasu, na jaki umowa została zawarta), a nie od czasu, który faktycznie upłynął od dnia jej zawarcia do dnia złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu. Oznacza to, że jeśli umowa została zawarta na 3 miesiące, a pracownik postanowi ją wypowiedzieć już w drugim tygodniu pracy, to i tak obowiązuje go dwutygodniowy okres wypowiedzenia. Decydujący jest treść kontraktu, a nie faktyczny staż pracy u danego pracodawcy.

How prawidłowo obliczać terminy wypowiedzenia?

Prawidłowe ustalenie momentu, w którym umowa o pracę ulega rozwiązaniu, bywa źródłem licznych nieporozumień. Sposób liczenia okresu wypowiedzenia zależy od tego, czy jest on wyrażony w dniach roboczych, czy w tygodniach.

Okres wypowiedzenia wynoszący 3 dni robocze

Przy okresie wypowiedzenia wynoszącym 3 dni robocze stosuje się ogólne zasady prawa pracy oraz posiłkowo przepisy Kodeksu cywilnego. Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się od dnia następującego po dniu, w którym oświadczenie o wypowiedzeniu zostało doręczone drugiej stronie. Co istotne, do dni roboczych zalicza się wszystkie dni od poniedziałku do soboty, z wyłączeniem niedziel i świąt ustawowo wolnych od pracy. Jeśli zatem pracownik złoży wypowiedzenie w poniedziałek, bieg wypowiedzenia rozpoczyna się we wtorek, a umowa rozwiąże się z upływem czwartku (wtorek, środa, czwartek to 3 dni robocze).

Okres wypowiedzenia wynoszący 1 tydzień lub 2 tygodnie

Zgodnie z art. 30 § 2(1) Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. W przypadku umowy na okres próbny mamy do czynienia z okresami tygodniowymi (1 tydzień lub 2 tygodnie). Oznacza to, że okres wypowiedzenia zawsze kończy się w sobotę.

Bieg tygodniowego lub dwutygodniowego wypowiedzenia rozpoczyna się w pierwszym dniu po złożeniu oświadczenia woli, jednak jego koniec jest sztywno przypisany do najbliższej soboty kończącej dany okres. Przykładowo, jeśli pracownik zatrudniony na 3-miesięczny okres próbny (gdzie okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie) złoży wypowiedzenie w środę, okres ten zacznie biec, ale zakończy się dopiero w sobotę przypadającą po upływie pełnych dwóch tygodni. W praktyce oznacza to, że stosunek pracy potrwa nieco dłużej niż równe 14 dni.

Wypowiedzenie umowy przed rozpoczęciem pracy

W praktyce często pojawia się pytanie, czy można wypowiedzieć umowę na okres próbny jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem świadczenia pracy (np. gdy umowa została podpisana 1 czerwca z datą rozpoczęcia pracy od 15 czerwca). Zgodnie z dominującym poglądem w doktrynie oraz orzecznictwie Sądu Najwyższego, stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, jednak sama umowa zostaje zawarta już w dniu jej podpisania. Oznacza to, że od momentu podpisania umowy strony są ze sobą związane węzłem prawnym. W związku z tym dopuszczalne jest wypowiedzenie umowy o pracę na okres próbny jeszcze przed dniem rozpoczęcia pracy. Okres wypowiedzenia biegnie wówczas na ogólnych zasadach i może upłynąć jeszcze przed planowanym dniem przystąpienia do pracy.

Forma i treść oświadczenia o wypowiedzeniu

Zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą dopełnić określonych formalności przy rozwiązywaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem. Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy, oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Brak zachowania formy pisemnej przez pracodawcę (np. wypowiedzenie ustne lub wysłane wiadomością SMS) nie powoduje automatycznej nieważności wypowiedzenia, ale stanowi rażące naruszenie przepisów prawa pracy. Daje to pracownikowi podstawę do odwołania się do sądu pracy i żądania odszkodowania.

W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę na okres próbny nie ma obowiązku wskazywania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy. Jest to istotne ułatwienie w porównaniu do umów na czas nieokreślony. Pracodawca musi jednak zawrzeć w piśmie pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę.

Prawa i obowiązki stron w okresie wypowiedzenia

W trakcie trwania okresu wypowiedzenia strony stosunku pracy nadal są zobowiązane do wykonywania swoich podstawowych obowiązków. Pracownik ma obowiązek świadczyć pracę, a pracodawca – wypłacać wynagrodzenie. Istnieją jednak pewne modyfikacje tej zasady:

Zwolnienie ze świadczenia pracy: Na podstawie art. 36(2) Kodeksu pracy, pracodawca może w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Decyzja ta leży wyłącznie w gestii pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika.
Urlop wypoczynkowy: W okresie wypowiedzenia pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli (art. 167(1) Kodeksu pracy). Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu w naturze, pracodawca musi wypłacić mu ekwiwalent pieniężny.
Dni na poszukiwanie pracy: Zgodnie z art. 37 Kodeksu pracy, w okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. W przypadku dwutygodniowego wypowiedzenia umowy na okres próbny są to 2 dni robocze. Uprawnienie to nie przysługuje, gdy to pracownik wypowiada umowę.

Ochrona przed wypowiedzeniem na okresie próbnym

Choć umowa na okres próbny cechuje się mniejszą stabilnością niż umowa na czas nieokreślony, pracownicy zatrudnieni na jej podstawie również podlegają określonej ochronie przed zwolnieniem. Dotyczy to w szczególności kobiet w ciąży oraz pracowników przebywających na usprawiedliwionych nieobecnościach.

Zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy, umowa o pracę zawarta na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Zasada ta nie ma zastosowania do umów na okres próbny zawartych na czas do jednego miesiąca. Ponadto, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę kobiecie w ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jej winy (tzw. zwolnienie dyscyplinarne) i reprezentująca pracownicę zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

Ochrona przed wypowiedzeniem obejmuje również pracowników w czasie urlopu, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. zwolnienia lekarskiego), jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art. 41 Kodeksu pracy). Oznacza to, że pracodawca nie może skutecznie wręczyć wypowiedzenia pracownikowi, który przebywa na zwolnieniu chorobowym (L4). Jeżeli jednak wypowiedzenie zostało wręczone zanim pracownik stał się niezdolny do pracy, okres wypowiedzenia biegnie normalnie i umowa rozwiązuje się w przewidzianym terminie.

Najczęstsze błędy popełniane w praktyce

W praktyce stosowania przepisów prawa pracy dotyczących okresu próbnego pojawia się wiele błędów, które mogą skutkować sporami przed sądem pracy. Do najczęstszych należą:

Błędne obliczenie długości okresu wypowiedzenia: Częstym błędem jest przyjmowanie stażu pracy jako podstawy wymiaru wypowiedzenia zamiast czasu, na jaki umowa została zawarta. Przykładowo, pracodawcy skracają okres wypowiedzenia do 1 tygodnia, bo pracownik pracował tylko miesiąc, mimo że umowa opiewała na 3 miesiące.
Niewłaściwe wyznaczenie daty zakończenia umowy: Ignorowanie zasady, że tygodniowe i dwutygodniowe okresy wypowiedzenia muszą kończyć się w sobotę. Powoduje to wadliwe określenie daty ustania stosunku pracy w świadectwie pracy.
Rozwiązanie umowy w formie ustnej: Choć ustne wypowiedzenie jest skuteczne (doprowadza do rozwiązania umowy), to jest ono niezgodne z prawem i naraża pracodawcę na proces sądowy.
Brak pouczenia o prawie do odwołania: Pominięcie w piśmie wypowiadającym informacji o prawie, terminie i sposobie wniesienia odwołania do sądu pracy.

Praktyczny przykład (Case Study)

Aby lepiej zobrazować omawiane zasady, przeanalizujmy konkretny przypadek. Pracownik Jan Kowalski został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny wynoszący 3 miesiące. Umowa została zawarta na okres od 1 września do 30 listopada. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, dla umowy zawartej na 3 miesiące okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie.

W dniu 12 października (środa) pracodawca postanowił wypowiedzieć Janowi Kowalskiemu umowę o pracę i wręczył mu pisemne oświadczenie o wypowiedzeniu. Jak w tym przypadku należy obliczyć termin zakończenia stosunku pracy?

Bieg dwutygodniowego okresu wypowiedzenia rozpoczyna się w dniu następującym po dniu doręczenia pisma, czyli w czwartek 13 października. Ponieważ okres wypowiedzenia wyrażony w tygodniach musi kończyć się w sobotę, pełne dwa tygodnie upłyną w sobotę 29 października. W tym dniu umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu, a Jan Kowalski otrzyma świadectwo pracy. Pracodawca musi pamiętać, że do 29 października pracownik ma prawo do wynagrodzenia, a także może zostać zobowiązany do wykorzystania urlopu wypoczynkowego lub zwolniony z obowiązku świadczenia pracy.

Podsumowanie i rekomendacje dla stron

Okres wypowiedzenia na okresie próbnym to instytucja, która ma na celu ochronę interesów obu stron stosunku pracy, dając im czas na adaptację do nowej sytuacji po podjęciu decyzji o rozstaniu. Kluczem do uniknięcia konfliktów jest dokładna analiza zapisów umowy o pracę oraz rzetelne obliczanie terminów zgodnie z Kodeksem pracy. Pracodawcy powinni dbać o formalną poprawność wręczanych dokumentów, natomiast pracownicy powinni być świadomi swoich praw, w tym prawa do ochrony przed zwolnieniem w szczególnych sytuacjach oraz prawa do dni na poszukiwanie pracy. Wszelkie wątpliwości interpretacyjne warto konsultować z działem kadr lub wyspecjalizowanym prawnikiem, co pozwoli na bezkonfliktowe i zgodne z prawem zakończenie współpracy.